• Onze redactie

Een heldere brief van een ambtenaar? Natuurlijk kan dat!

Onbegrijpelijke formulieren, onduidelijke brieven met wollige taal, onleesbare beleidsnota’s. Wie kent er nu niet voorbeelden van taaie, ambtelijke teksten? Op verjaardagen en borrels een favoriet onderwerp. Iedereen is het roerend met elkaar eens: ambtenaren kunnen niet schrijven.

Door Marga Hooyman, tekstschrijver en trainer schriftelijke communicatie

Een cliché? Ik durf te beweren van wel. Natuurlijk heb je met een kwartiertje speuren op internet een fikse milieunota met onbegrijpelijke beleidstaal te pakken. Maar het kan ook anders! Dat bewijst de gemeente ’s-Hertogenbosch, die vorige week de eerste prijs in de wacht heeft weten te slepen bij de Nationale Schrijfwedstrijd.

Wat maakt een brief helder?
Hoe heeft de gemeente dit voor elkaar gekregen? Of liever gezegd op welke punten blinkt hun brief uit?

Het gaat om een brief gericht aan adoptieouders over het aanpassen van de persoonsgegevens van hun kind in de basisregistratie persoonsgegevens. De vakjury prees de volgende sterke punten van de brief.

Toegankelijke stijl
De brief is toegankelijk vooral door de zakelijke en tegelijkertijd prettige manier waarop de lezer wordt aangesproken. De toon is eigentijds maar niet overdreven populair. Bovendien staat het perspectief van de lezers voorop: wat weten zij al, wat zullen ze graag willen weten en hoe kunnen wij daar vanuit onze organisatie het best op inspelen?

Heldere structuur
De structuur is helder. Hoe kan het ook anders bij een winnende tekst. De aanleiding is duidelijk, daarna kondigt de gemeente goed aan wat de lezer in de brief kan verwachten. In iedere alinea komt één onderwerp aan de orde, duidelijk aangekondigd met een kopje.

Begrijpelijke kopjes
De kopjes hebben de vorm van een vraag geformuleerd vanuit de lezer. Bijvoorbeeld ‘Kan ik de oude gegevens nog terugvinden?’ En heel fijn: het antwoord op de vraag staat direct in de eerste zin van de alinea eronder.

‘Zo schrijven en tegelijk voldoen aan de eisen die wet- en regelgeving stellen, dat is een eerste prijs waard!’ zo oordeelde de vakjury.

Nieuwsgierig?
Deze heldere brief van een ambtenaar kun je hier bekijken. 

Nieuwsgierig naar nog meer praktische tips voor een klantgerichte brief? Bekijk onze training Helder schrijven van brieven en e-mail

Gemeente ’s-Hertogenbosch wint Nationale Schrijfwedstrijd
Marieke van Straaten, Julia Borgers en Miriam Castricum van de Afdeling Publieke Dienstverlening van de Gemeente 's-Hertogenbosch hebben de Nationale Schrijfwedstrijd gewonnen. Hun tekst werd met de Gouden Veer bekroond als de beste overheidsbrief voor een individuele burger. De Nationale Schrijfwedstrijd heeft als doel om blijvende aandacht te genereren voor de noodzaak van heldere taal en wordt jaarlijks georganiseerd door de Rijksuniversiteit Groningen, Schouten & Nelissen, NWO/ZonMw en de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Dit jaar was ook de Nederlandse Taalunie betrokken.

Get inspired!

Wil jij groeien in je werk? Meer uit jezelf halen, en uit anderen? Slimmer samenwerken met je collega's? Wij prikkelen je graag. Laat je e-mailadres achter en ontvang om de week relevante artikelen, nuttige tips, leuke testjes en onderzoeken, inspirerende quotes en meer.

Ja, inspireer mij

  • Onze redactie