Het Nieuwe Werken en de Ondernemingsraad

Het Nieuwe Werken (HNW) is ‘hot’. Steeds meer organisaties onderzoeken de mogelijkheden om hun werknemers tijd- en plaatsonafhankelijk te laten werken. Voor zowel de organisatie als de werknemers kan dit een flinke (cultuur)verandering betekenen. In dat proces is ook een rol weggelegd voor de Ondernemingsraad (OR). Dit artikel gaat daarop in.

Achtergrond HNW

De populariteit van HNW komt vooral doordat het een oplossing is voor allerlei onderliggende vraagstukken. Denk aan besparingen op bijvoorbeeld locatieruimte en reistijd, vanuit efficiency-overwegingen en de tendens van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Maar ook aan het blijvend binden en boeien van personeel, in relatie tot onderwerpen als sociale innovatie, duurzame inzetbaarheid van medewerkers (employability) en de vervagende grens tussen werk en privé als gevolg van de (bijna) 24-uurs economie. Er spelen dus heel wat facetten een rol. Om tot invoering van HNW te kunnen overgaan, zullen evenzoveel zaken moeten worden uitgezocht en zullen er allerlei dingen anders moeten. Dat betekent dat ook een groot aantal besluiten zal moeten worden genomen, zowel op organisatorisch als sociaal vlak.

Rol en taken OR

Voor een goed begrip van de positie die de OR daarbij inneemt, is het van belang om te weten waarom een OR wordt ingesteld. Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) is dat in het belang van het goed functioneren van de onderneming in al haar doelstellingen (zowel sociale als economische doelstellingen). De OR heeft in dat kader onder meer de taak om namens medewerkers te overleggen met de leiding van de onderneming (artikel 2 WOR). Verder kent artikel 28 WOR de OR op bepaalde specifieke gebieden een stimuleringstaak toe. Het gaat dan bijvoorbeeld om het zoveel mogelijk bevorderen van de naleving van regels op het gebied van arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden. Van de rechten die de OR heeft om invulling te geven aan die rol en taken, verdienen er twee bijzondere aandacht: het adviesrecht (artikel 25 WOR) en het instemmingsrecht (artikel 27 WOR). Voordat we daarop ingaan, eerst een beschrijving van het besluitvormingstraject.

Gefaseerd besluitvormingstraject

Een organisatie die aangeeft HNW te willen introduceren, weet vaak wel dat het om een complex veranderingstraject gaat. In eerste instantie wordt daartoe een principebesluit genomen over het gewenste eindresultaat: succesvolle implementatie van HNW. Op de weg naar dat einddoel volgt een groot aantal deelbesluiten op organisatorisch en sociaal vlak. Men werkt van grof naar fijn, waarbij heel wat zaken pas gaande de rit duidelijk en concreet worden. Ideeën worden tussentijds op basis van voortschrijdend inzicht nader ingevuld of aangepast. Besluitvorming vindt dus in stappen plaats.

Adviesaanvraag op hoofdlijnen

Bij zulke in stukjes geknipte besluitvorming wordt de betrokkenheid van de OR vaak vormgegeven via een zogenaamde ‘adviesaanvraag op hoofdlijnen’ over het idee om tot een bepaald eindresultaat te komen. In dit geval is dat het op termijn invoeren van HNW. De OR geeft dan zijn visie op dat idee en de beweegredenen daarvoor. Verder bekijkt hij samen met de bestuurder het tijdspad en de besluitvormingsmomenten en maakt hij afspraken over zijn betrokkenheid daarbij. Het gaat dan eigenlijk om een soort spoorboekje waarin duidelijk wordt wat de haltes (beslismomenten) zijn en wat nodig is om met elkaar verder te kunnen blijven gaan. Bij het opstellen daarvan is het handig om te weten welke adviesplichtige en instemmingsplichtige besluiten zich bij HNW zoal (kunnen) voordoen.

Adviesplichtige onderwerpen

In artikel 25 lid 1 WOR staat welke voorgenomen besluiten onder het adviesrecht van de OR vallen. Het gaat dan om belangrijke financieel-economische en organisatorische onderwerpen. In het kader van HNW zouden onder meer de volgende adviesplichtige onderwerpen aan de orde kunnen komen:

- Belangrijke wijziging in de organisatie of de verdeling van leidinggevende bevoegdheden
De invoering van HNW kan aanleiding zijn voor een andere organisatie-inrichting. Er vindt bijvoorbeeld een herstructurering van organisatieonderdelen of ondersteunende afdelingen plaats. Soms gaat dit gepaard met afvloeiing van medewerkers.

- Wijziging van de vestigingsplaats
Bij HNW gaat een organisatie vaak werken vanuit één centrale locatie of hoofdvestiging. Dit zou gepaard kunnen gaan met een (gedeeltelijke) verplaatsing van werkzaamheden of personeel. Het adviesrecht geldt overigens ook voor een onderdeel van de organisatie en een verplaatsing binnen dezelfde gemeente.

- Belangrijke investering ten behoeve van de organisatie
Denk bij HNW aan uitgaven voor ICT-voorzieningen, zoals laptops, faciliteiten voor vergaderingen op afstand, smartphones en databeveiliging, maar ook aan het geschikt maken van panden en (thuis)werkplekken.

- Aantrekking van een belangrijk krediet
Wanneer de organisatie de investeringen in HNW niet zelf kan financieren en daarvoor geld moet lenen bij een kredietverstrekker.

- Invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening
Denk aan de eerder genoemde ICT-voorzieningen die het mogelijk maken om ook daadwerkelijk tijd- en plaatsonafhankelijk te werken.

- Belangrijke maatregel in verband met de zorg voor het milieu
Voorbeelden in het kader van HNW zijn minder papierverbruik, minder reisbewegingen per auto en milieuvriendelijke inrichting van kantoorpanden.

- Verstrekking en formulering van een adviesopdracht aan een externe deskundige
Het kan nodig of wenselijk zijn om als organisatie specialisten op het gebied van HNW in te schakelen, bijvoorbeeld met betrekking tot organisatiekunde, arbo, arbeidsvoorwaarden en communicatie. Inschakeling van deskundigen voor een uitsluitend instemmingsplichtig onderwerp valt overigens slechts onder het informatierecht.

Instemmingsplichtige onderwerpen

De OR heeft instemmingsrecht op voorgenomen besluiten tot invoering, wijziging of intrekking van regelingen die ten doel hebben één of meer onderwerpen te regelen die in artikel 27 lid 1 WOR worden genoemd. Het gaat dan om regelingen op het gebied van het sociale beleid van de organisatie. Onder een ‘regeling’ wordt verstaan: een besluit van algemene strekking (dus niet een besluit ten aanzien van individuen) dat herhaald kan worden toegepast op alle werknemers of één of meer groepen daarvan. In het kader van HNW zouden onder meer de volgende instemmingsplichtige onderwerpen aan de orde kunnen komen:

- Arbeids- en rusttijdenregeling
Medewerkers krijgen bij HNW meer vrijheid en verantwoordelijkheid om zelf hun werktijden te bepalen en in te delen. Daarvoor kan aanpassing van de werktijdenregeling nodig zijn. Dit instemmingsrecht omvat niet het aantal uur dat gewerkt wordt.

- Beloningssysteem
HNW vergt een andere manier van aansturing van personeel: meer output-gericht en meer eigen verantwoordelijkheid. Een eventueel in te voeren of aan te passen bonusregeling moet dat ondersteunen. Het instemmingsrecht ziet niet op de hoogte van de beloning.

- Arbeidsomstandigheden
Vaak gaat HNW gepaard met aanpassing van kantoorruimtes: open ruimtes, flexplekken, overlegplekken, stilteplekken, enzovoorts. Hier zitten arbo-aspecten aan. Denk bijvoorbeeld aan de risico-inventarisatie en evaluatie of het plan van aanpak, maar ook aan aanpassing of invoering van een thuiswerkregeling.

- Aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid
Omdat HNW zoals gezegd een andere wijze van aansturen van personeel met zich meebrengt, zou er bij het solliciteren of bevorderen van mensen op gelet kunnen worden of zij kunnen (leren) omgaan met HNW. Mogelijk vergt dit een aanpassing in de regelingen daaromtrent.

- Personeelsopleiding
Dit kan gericht zijn op het aanleren van de kennis- en vaardigheden die voor HNW nodig zijn. Hoe ga ik als werknemer om met meer eigen verantwoordelijkheid of als manager met het anders aansturen van personeel? Hoe gebruik ik de technische voorzieningen?

- Personeelsbeoordeling
Dit hangt direct samen met de andere manier van aansturen in het kader van HNW: meer op output en zelfwerkzaamheid. Mogelijk vergt dit een aanpassing van het beoordelingssysteem.

- Bedrijfsmaatschappelijk werk
Als personeel in het kader van HNW meer thuis moet werken (cultuurverandering), kunnen ze mogelijk (meer) problemen ondervinden bij de combinatie werk-privé. Een aanspreekpunt daarvoor kan dan handig zijn.

- Werkoverleg
Medewerkers zullen bij HNW minder vaak op kantoor zijn voor overleg. Het moet dus duidelijk zijn hoe vaak, met wie, waarover en waar wordt overlegd.

- Verwerking/bescherming van persoonsgegevens
Gegevens van medewerkers die inloggen op een bedrijfsnetwerk worden vaak geregistreerd. Met het oog op de privacy moet dit zorgvuldig gebeuren. Zie ook de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

- Voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor personeelscontrole
Hieronder valt bijvoorbeeld een tijdschrijfsysteem waarin medewerkers aangegeven hoeveel uur zij op een bepaalde dag hebben gewerkt.

Let er wel op dat de OR geen instemmingsrecht heeft op instemmingsplichtige onderwerpen die inhoudelijk al in een CAO of rechtspositieregeling zijn geregeld (artikel 27 lid 3 WOR). ‘Inhoudelijk’ wil zeggen: uitputtend en zonder beslissingsvrijheid of ruimte voor andere/nadere invulling. Ook heeft de OR volgens wetsgeschiedenis en rechtspraak geen instemmingsrecht ten aanzien van primaire arbeidsvoorwaarden: arbeidsvoorwaarden die direct te maken hebben met het verrichten van de arbeid en de invulling daarvan, zoals de beloningshoogte of het aantal vrije dagen.

Enkele aandachtspunten en tips

Tenslotte nog een aantal tips en aandachtspunten voor de OR met betrekking tot de omgang met de invoering van HNW:

- Werk met een advies(aanvraag) op hoofdlijnen’ op het idee om HNW in te voeren en voor de te nemen deelbesluiten – afhankelijk van het onderwerp – met advies- en instemmingsaanvragen in de zin van artikel 25 lid 1 en 27 lid 1 WOR.

- Probeer samen met de bestuurder inzicht te krijgen in het tijdspad en de daarin voorkomende besluitvormingsmomenten (spoorboekje).

- Maak heldere afspraken (SMART) met de bestuurder over in ieder geval het moment van betrokkenheid van de OR, diens wijze van betrokkenheid (advies- of instemmingsrecht), het tussentijds verstrekken van informatie aan de OR (welke informatie en wanneer) en de wijze waarop zal worden omgegaan met tussentijdse bijstelling van plannen en planning. Je kunt die afspraken maken in de overlegvergadering en laten vastleggen in de notulen. In je advies op hoofdlijnen kun je dan daarnaar verwijzen.

- Vraag in je advies aandacht voor het cultuur(veranderings)aspect en voor open en regelmatige communicatie met en betrokkenheid van het personeel. Houd ook zelf geregeld contact met uw achterban, bijvoorbeeld via nieuwsbrieven, medewerkersbijeenkomsten of vragenuurtjes.

- Omdat HNW een complex en tijdrovend onderwerp is, kan het raadzaam zijn om dit te beleggen bij een vaste commissie of voorbereidingscommissie van de OR (artikel 15 WOR). Daaraan kunnen met oog op draagvlak ook personeelsleden worden toegevoegd die geen OR-lid zijn.

- Gebruik zonodig en desgewenst uw initiatiefrecht (artikel 23 lid 2 en 3 WOR) om voorstellen te doen voor het oppakken of invullen van bepaalde aspecten van HNW, eventueel onder verwijzing naar uw stimuleringstaken (artikel 28 WOR).

- Wees je er bewust van dat het naast de hiervoor omschreven juridische benadering ook belangrijk, zo niet belangrijker is om de bestuurder duidelijk te maken wat u als OR kunt toevoegen. Wijs er bijvoorbeeld op dat u visies vanuit het personeel kunt delen, dat u kunt bijdragen aan draagvlak en vertrouwen onder het personeel, dat u kunt meedenken over de wijze waarop het personeel wordt betrokken en op de hoogte wordt gehouden (communicatie), etcetera.

- Je kunt met de bestuurder een extra advies- of instemmingsrecht overeenkomen of zijn overeengekomen met betrekking tot onderwerpen die niet in artikel 25 lid 1 of 27 lid 1 WOR worden genoemd.

- Laat je ondersteunen door deskundigen, bijvoorbeeld op het gebied van medezeggenschap, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen, organisatie-ontwikkeling en communicatie.

Vragen?

Wil je weten wat Schouten & Nelissen voor u als OR kan betekenen bij de invoering van HNW? Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze adviseurs via 0418 - 688 666.