Je inbox de baas!

E-mail en de ‘volle´mailbox zijn bekende stressfactoren. Vooral ook omdat je nooit geleerd hebt hoe je efficiënt en effectief met deze basistool om moet gaan. Een stukje time management dus. En dat is jammer want dat kost je veel tijd en stress. Wil jij ook afrekenen met je overvolle inbox en deze de baas worden? Ga dan actief aan de slag met onderstaande 2 stappen.

Stap 1 Krijg grip op je e-mail

  • Maak een overzichtelijke mappenstructuur; verwijder en orden je mappen echt eens goed. Hoeveel houd je er over?
  • Leer hoe je automatische regels in kunt stellen. Daarmee orden je automatisch jouw inkomende mails in verschillende mappen. Zo kun je onze nieuwsbrief bijvoorbeeld automatisch laten plaatsen in een map: Te Lezen! ;)
  • Orden je taken en verwerk deze in je agenda. Dan verplaats je deze uit je hoofd in een systeem en dat werkt sneller en overzichtelijker.
  • Ruim je inbox op: is de informatie niet relevant, niet voor jou of bevat deze geen taak of afspraak? Gooi deze dan eindelijk eens weg (nee, niet archiveren).

Stap 2 Houd grip op je email

  • Check niet te pas en te onpas je mailbox en gebruik een systeem of leidraad om je mail te verwerken. Gebruik bijvoorbeeld het keuzeschema onderaan dit artikel.
  • Plan 2 tot 3 momenten per dag een uurtje in om je mailbox bij te werken en zet deze daarna ´uit´. Zodat je weer kan focussen op een andere klus.
  • Laat je niet afleiden als je met de email bezig bent. Maak het dan ook af.
  • Beslis direct aan de hand van het keuzeschema wat je met een mail doet
  • Stel duidelijke e-mail berichten op die niets te vragen over laten
  • Verstuur minder email, bel of loop ook eens langs bij je collega. Goed voor de sociale contacten en je hebt gegarandeerd sneller antwoord.
  • Ontvang minder email. Als je minder mailt, ontvang je ook minder. En je hoeft echt niet in iedere mail in de cc te staan.
  • Houd vol! Blijf je mail netjes verwerken en archiveren.

Keuzeschema

Het keuzeschema uit het boekje Grip op je e-mail = Grip op je werk van onze Uitgeverij Thema helpt je te beslissen wat je met je mail moet doen. Print het uit en bewaar het op je werkplek. En, het beste advies daarbij, houd je dan ook aan dit stroomschema. Je zult zien dat dit je veel tijdsbesparing en minder stress oplevert. Download het keuzeschema (PDF)

Interessant voor jou?