Leidinggeven op afstand: 5 tips

Het Nieuwe Werken, iedereen heeft er de mond vol van. Vooral leidinggevenden, voor wie het vaak een grote zorg is. Leuk en aardig, medewerkers die tijd en plaats van werken zelf kiezen en daarmee efficiënter én effectiever kunnen worden. Maar ook lastig, want hoe weet je als baas of alles nog goed gaat? Dat je medewerker nog wel met de goede dingen bezig is? Dat hij of zij niet vastzit en hulp nodig heeft waar hij niet om durft te vragen? Dat hij nog goed samenwerkt met zijn collega’s? En of zij nog naar haar zin heeft?

Je medewerkers bezig zien met hun werk is voor veel leidinggevenden geruststellend. Alle bovenstaande vragen worden dan 'vanzelf' beantwoord. Even langslopen, kijken waar ze mee bezig zijn, een paar vraagjes stellen en je bent weer helemaal bij. Waar nodig stuur je ter plekke wat bij of bied je even wat hulp. Alles onder controle!

Gelukkig kan dit allemaal ook prima op afstand. Maar daarvoor moet je als leidinggevende wel wat doen! In wezen niets anders dan wat je doet in de traditionele situatie, maar wel béter. Vijf tips:

1. Communiceer bewust met elkaar en maak daar afspraken over

Middelen te over om virtueel contact te houden of informatie te delen: telefoon, sms, e-mail, videogesprekken via de PC (bilateraal of in grote groepen), teleconferenties (al dan niet met beeld). Niet elk middel leent zich voor alles, dus ken de voor- en nadelen van elk systeem en zet het doelgericht in.

2. Zorg voor een virtueel koffieautomaat

De olie in de samenwerking is hoe goed mensen elkaar persoonlijk kennen, met hun grote en kleine kanten, met hun interesses en zorgen. Bij een lokaal werkend team groeit die kennis van elkaar vanzelf, met name door het informele contact bij de koffie. Bij virtuele samenwerking heb je dus bewust ook sociaal contact, je belt en mailt óók veel over alledaagse en privé zaken. Daarover maak je zelfs formele afspraken! En als leidinggevende geef je natuurlijk het voorbeeld.

3. Leer je medewerkers leiding vragen

Als goede baas geef je situationeel leiding en daarmee ontwikkel je je mensen tot bekwame en gemotiveerde medewerkers. Bij werken op afstand kan dat ook, als je je mensen leert te vrágen om de leiding die ze nodig hebben. Laat hen merken dat ze om instructie mogen vragen indien nodig, dat ze met jou ook hun (tijdelijke) demotivatie kunnen bespreken, of dat ze met je kunnen sparren in het zoeken naar een oplossing!

4. Wees te vertrouwen en vertrouw

Transparantie, betrouwbaarheid, deskundigheid, invloed, durf, vertrouwen, dat is wat je medewerkers van je verwachten. Toon het, en je zult merken dat tip 3 ook echt lukt!

5. Delegeer zorgvuldig

Delegeren is meer dan een vage opdracht geven en wegwezen. Maak goede afspraken over doel, resultaat, randvoorwaarden, bevoegdheid, voortgangsbesprekingen, middelen enz. En natuurlijk kent je medewerker zijn voorkoppelplicht (“als omstandigheden wijzigen, meld ik dat vóórdat ik bijstuur”) en jij je hulpplicht.