Mislukte projecten hebben deze 6 stappen overgeslagen

Een project kan zomaar ontsporen. Planningen lopen uit, doelstellingen veranderen, belangen botsen. Bovendien ben je ook nog eens afhankelijk van het werk van je projectleden. Vermijd mislukkingen door je project te faseren en krijg er volledig grip op.

Wat is projectfasering?

Met projectfasering deel je een project op in kleine, logische stappen. Je maakt zo duidelijk wat er wanneer moet gebeuren en wie daar verantwoordelijk voor is. Je bewaart daardoor beter het overzicht, maakt de voortgang inzichtelijk en verkleint knelpunten en risico’s die het project vertragen.

In onderstaande 6 stappen nemen we je mee in de verschillende fasen van een geslaagd project. Iedere fase eindigt met een zogenaamd beslismoment en -document waarin alle gemaakte keuzes en afspraken uit die fase duidelijk staan opgesteld. Pas bij een akkoord van de opdrachtgever ga je verder met de volgende stap.

1. Initiatieffase: de start van een project

Het begin van deze eerste fase ontstaat vrijwel altijd dynamisch. Bijvoorbeeld als iemand een goed idee heeft voor een nieuw product, of een bepaald probleem in de organisatie aankaart.

Zodra van zo’n idee een concrete opdracht is gemaakt, is het project geboren en kan de projectleider aan de slag. In deze fase verzamelt hij of zij zo veel mogelijk informatie bij de opdrachtgever over het gewenste resultaat en de kaders van het project. Deze informatie verwerkt de projectleider in de startnotitie, waar de opdrachtgever vervolgens een go op geeft.

2. Definitiefase: voorzieningen, afspraken en kick-off

Startnotitie goedgekeurd? Mooi: dan gaat de projectleider deze nu concreet maken. Voorzieningen spelen daarin een belangrijke rol; het gaat dan bijvoorbeeld om apparatuur, mankracht, beschikbaarheid en budget. 

In een kick-off maakt het hele projectteam kennis met elkaar en de opdracht. In vervolgbijeenkomsten kan het team flink brainstormen over het project, werkwijze en werkverdeling. Uiteindelijk wordt alles opgeschreven in een projectplan.

3. Ontwerpfase: aan de slag met resultaten

In deze fase ga je het projectresultaat ontwerpen. Het ligt natuurlijk aan het type project hoe zo’n ontwerp eruitziet. Bijvoorbeeld een werkend prototype van een nieuw product. Ga je een groot seminar organiseren? Dan gaat het hier om thema’s, onderwerpen, sprekers, locatie, prijs en datums.

Deze fase kost tijd. Soms kom je er pas na flink wat onderzoek achter dat een idee niet haalbaar is – bijvoorbeeld door onvoorzienbare risico’s of een gebrek aan tijd of middelen. Bespreek wijzigingen in het projectplan altijd met de opdrachtgever.

Het is slim om in deze fase meerdere ontwerpen voor te leggen bij de opdrachtgever. Zo sta je bij een afwijzing nooit met lege handen.

4. Voorbereidingsfase: eerste stap in projectrealisatie

In de voorbereidingsfase bereid je de realisatie van je project voor. Denk bij een seminar bijvoorbeeld aan de afstemming met sprekers of catering, of onderzoek over potentiële klanten als je een nieuw product lanceert.

Het klinkt misschien gek, maar het is goed om nu al te denken over de nazorg van je project – tijdens de uitvoering hiervan is er vaak namelijk te weinig tijd om dit goed te kunnen doen. Alles duidelijk op een rij? Schrijf dan een realisatieplan waarin je omschrijft hoe het project precies uitgevoerd gaat worden.

5. Realisatiefase: uitvoering van het project

De aard van het project bepaalt natuurlijk hoe deze fase er concreet uitziet. Het is bijvoorbeeld de dag waarop het seminar dat je organiseert plaatsvindt, een site-lancering of de fabricage en oplevering van een nieuw product.

Vergeet in deze fase niet om je nazorgplan verder uit te werken en te bespreken met je opdrachtgever. Hier is later waarschijnlijk te weinig tijd voor.

6. Nazorgfase: evaluatie van de resultaten

Een duidelijke afsluiting is belangrijk in projectmatig werken. Toch gek dat deze stap vaak wordt overgeslagen omdat iedereen razendsnel door moet met een volgend project.

Het soort nazorg hangt af van het project. Je draagt bijvoorbeeld het resultaat over aan de opdrachtgever of lost de laatste kinderziektes op. Het schrijven van een handleiding of beheerplan kan ook nodig zijn, zodat er ook na de afronding van het project nog genoeg ondersteuning is.

Neem ook de tijd om met je projectleden te evalueren wat er goed ging en wat volgende keer beter kan. Ook niet onbelangrijk: een borrel om samen het mooie resultaat te vieren!

Jouw project op de rit

Meer leren over dit onderwerp? Neem dan eens een kijkje bij de training Projectmanagement: structuur en organisatie. Dan kom je niet alleen meer te weten over projectfasering en andere eigenschappen van succesvol projectmanagement, maar ook hoe jij de allerbeste projectleider wordt die meetbare resultaten boekt.

Bekijk de training