Slim vergaderen met je team | 8 tips

Je kent ze wel, van die dagen dat je de hele dag in overleg zit. Om moe van te worden. En toch houden we het zelf in stand. We vergaderen namelijk gemiddeld een kwart van onze werktijd(!). Dus.. als je het dan toch doet, doe het dan goed. Met deze tips wordt je eerstvolgende vergadering een stuk efficiënter en nuttiger.

  • Sta op! Doe eens aan staand vergaderen. Het is actiever en uit TNO-onderzoek blijkt dat mensen die rond een statafel vergaderen dit korter doen. Sowieso blijken de bar, huiskamer en ovale vergadertafel  beter te scoren dan een vergaderopstelling. Dit heeft effect op groepscohesie, betrokkenheid bij de inhoud, aantal mensen in het blikveld, een veilig klimaat en de overlegsfeer.
  •  Zorg dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Bepaal van tevoren de doelstelling van de vergadering, maar ook die van jezelf. Het is goed voor jezelf vast te stellen: wanneer verlaat ik tevreden het overleg?
  • Start op de afgesproken tijd. Wacht niet totdat de club compleet is. Begin op het voorgestelde tijdstip.
  • Neem niet zomaar een taak aan omdat het stil blijft. Voordat je in het overleg jezelf opoffert en ja zegt op een taak: vraag jezelf af of dit wel bij jou hoort te liggen. Voorkom dat je met extra werk opgezadeld wordt.
  • Wie notuleert er? Notuleren, het is een akelig woord. Stem toch van te voren af wie meeschrijft. En schrijf alleen besluiten en actiepunten op.
  • Geen mobiele devices a.u.b. Vraag mensen telefoons in de tas te laten. Alleen bij toestemming vooraf kan iemand in geval van spoed hem bij zich houden.
  • Voorzitters: bemoei je niet met de inhoud – je hebt je handen vol aan het proces. Houd de aandachtscurve van de aanwezigen in de gaten en las een pauze in als dat nodig is.
  • Maak afspraken. Zorg dat aan het eind van de vergadering actiepunten, verantwoordelijkheden en afspraken helder zijn. En maak heldere afspraken over wanneer de deadlines zijn.

Deze tips zijn o.a. gebaseerd op de inhoud van My career notes, een uitgave van Schouten & Nelissen.

Get inspired!

Wil jij groeien in je werk? Meer uit jezelf halen, en uit anderen? Slimmer samenwerken met je collega's? Wij prikkelen je graag. Laat je e-mailadres achter en ontvang om de week relevante artikelen, nuttige tips, leuke testjes en onderzoeken, inspirerende quotes en meer.

Ja, inspireer mij!