Zakelijk schrijven: de gouden regel

Moet je regelmatig een adviesrapport schrijven, een verslag maken of een beleidsplan schrijven? Zakelijk schrijven, we denken er vaak (te) makkelijk over. Maar als we er eenmaal voor gaan zitten, komen we vaak maar langzaam op gang. Een goede tekst schud je nou eenmaal niet zo maar uit je mouw. Een gouden regel bij zakelijk schrijven: een goede voorbereiding is het halve werk!

We zijn vaak te perfectionistisch en wachten tot dé perfecte tekst uit de pen rolt. We komen niet tot de juiste woorden en zinnen, waardoor we uiteindelijk in tijdsnood komen of gewoonweg niet tevreden zijn over de tekst. Wil je wel efficiënt en effectief teksten schrijven? Bereid je dan goed voor aan de hand van onderstaande tips en stappen.

Waaraan voldoet een goede zakelijke tekst?
Een goede zakelijke tekst is effectief, leesbaar en lezersgericht. Check of je tekst aan de volgende punten voldoet:

• inhoud: deze is afgestemd op lezer
• structuur: er zit een logische lijn in het verhaal
• publiekgericht: de tekst is afgestemd op taal, kennis en beleving van de lezer
• de tekst is begrijpelijk en aantrekkelijk geformuleerd en is correct gespeld
• de uiterlijke presentatie van de tekst is goed verzorgd

Voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Doorloop daarom de volgende stappen bij het schrijven van je volgende tekst:

  1. bepaal het doel van de tekst en houd hierbij rekening met de situatie
  2. verzamel de inhoud die je nodig hebt om het doel en de boodschap over te kunnen brengen
  3. stem de inhoud af op de lezer en gebruik geen jargon of informatie die niet relevant is voor de lezer
  4. formuleer correcte zinnen en gebruik de juiste woorden
  5. laat je tekst even liggen en loop je tekst op een later tijdstip nog eens na
  6. check de tekst goed op spelling en grammatica

.
Dialoog met je lezer
Om een goede tekst te schrijven kan het handig zijn om een innerlijke dialoog aan te gaan met de lezer. Stel jezelf bij het schrijven van een tekst de volgende vragen:
• Hoe reageert mijn lezer op mijn tekst?
• Welke vragen roept mijn tekst bij de lezer op?
• Welke emoties heeft de lezer?

Discussieer in gedachten met je lezer. Door je op deze manier te verplaatsen in je lezer, kan je veel gerichter schrijven en zal de boodschap uiteindelijk beter overkomen. Bedenk goed: een tekst hoeft niet altijd perfect te zijn. Op tijd af is ook belangrijk. Dus probeer een goede middenweg te vinden.

Interessant voor jou?