Workshops 'Omgaan met dilemma’s' bij ProRail

Maar liefst 90% van de werkzaamheden aan het spoor besteedt ProRail uit aan externe partijen, zoals ingenieursbureaus. De medewerkers van ProRail Projecten zijn dan opdrachtgever. In hun opdrachtgeverschap komen zij regelmatig voor dilemma’s te staan. Hoe ga je daar integer mee om? Karen te Boome, Manager Projectleiders Conditionering en Omgevingsmanagers: ‘Schouten & Nelissen bracht ons bewustzijn én een gezamenlijke taal.’

Vraag

ProRail Projecten wil haar medewerkers die contact hebben met ingenieursbureaus (500 man) trainen in het zorgvuldig omgaan met dilemma’s. De wens is een maatwerk workshop van een dagdeel met een mooie afwisseling van theorie en – vooral veel – praktijkervaring. Een goede borging in de praktijk vindt ProRail belangrijk.

Aanpak

Als fundament voor de workshops voerden we interviews over typische ProRail-dilemma’s met diverse medewerkers. Op basis hiervan ontwikkelden we een online leeromgeving met uitleg en video’s over het thema, die iedereen bekeek ter voorbereiding. Hierna konden we in de workshops doelgericht aan de slag. We trainden eerst de leidinggevenden, daarna in gemixte groepen de medewerkers. Deelnemers ontvingen achteraf een praktische checklist, onze opdrachtgevers een rapportage per workshop.

Opbrengst

De medewerkers van ProRail Projecten zijn zich bewuster van dilemma’s: ze herkennen ze én weten hoe ze er zorgvuldig mee om kunnen gaan. Bovendien is er een gemeenschappelijke taal ontstaan. Iedereen in de projectenorganisatie praat nu makkelijker en meer open met elkaar over dilemma’s.

Spelen er zoveel dilemma’s bij jullie?

‘Ja, want vanuit de markt moet alles snél geregeld zijn. Tegelijk hebben we als organisatie met veel regels te maken. Iedereen bij ons loopt wel eens tegen een dilemma aan, met name rondom aanbestedingen en deadlines. ‘Gaan we voor snelheid of kwaliteit?’ bijvoorbeeld. Dat is niet erg! Maar je kunt wel leren hoe je er zo zorgvuldig mogelijk mee omgaat.’

Jullie vroegen hulp aan Schouten & Nelissen. Waarom zij?

‘We hebben drie partijen benaderd en een zware selectie uitgevoerd op prijs en kwaliteit. Schouten & Nelissen sprong eruit. Naast expertise op het onderwerp was hun aandacht voor de borging doorslaggevend.’

Hoe verliepen de workshops?

‘In een doorlooptijd van 20 weken zijn 500 mensen getraind in 35 workshops van een dagdeel. De aftrap met filmpjes in een online leeromgeving werkte goed: zo kreeg men vooraf al theorie mee en lag in de workshops het accent op de praktijkervaring. Het was een bewuste keuze om eerst leidinggevenden en apart de medewerkers te trainen. Zij komen andere dilemma’s tegen én we wilden hen daar open over laten praten. De workshops waren op maat gemaakt voor deze doelgroepen.’

Wat heeft het jullie opgeleverd?

‘Allereerst inzicht: een dilemma is niet hetzelfde als een probleem dat je direct wilt oplossen – onze eerste neiging. Hiervoor maakten onze mensen regelmatig keuzes, zonder te beseffen dát het een keuze is. Eerst argumenten uitwisselen en deze samen afwegen; daarvoor hebben we nu een werkbare methode in handen. En we kunnen er open over praten. Dilemma’s zijn niet meer eng.

Hoe beviel de samenwerking?

‘Goed. Schouten & Nelissen was heel flexibel. Zo kregen we de ruimte om na de eerste workshops nog wat bij te stellen. Alles was professioneel geregeld – van voorbereiding tot verslaglegging. De online leeromgeving was nog een tijdje beschikbaar. En na de workshop kreeg iedereen een checklist die ik nog steeds op bureaus zie liggen; allemaal vormen van borging.’

En waar staan jullie nu?

‘In onze werkoverleggen kunnen we nog structureler stilstaan bij dilemma’s. Juíst nu de workshops achter de rug zijn en dingen misschien verwateren. Wel hebben we het gedachtengoed van de workshops opgenomen in ons standaardopleidingsprogramma.’

Meer weten?

Ben je benieuwd wat Schouten & Nelissen kan betekenen voor jouw organisatie? Vraag een adviesgesprek aan met één van onze adviseurs. We komen graag langs voor een vrijblijvend gesprek en zijn in staat trajecten op maat samen te stellen.