De 10 stappen naar succesvol medewerkersonderzoek

Wil je weten hoe je medewerkers denken over hun werk, wat ze positief vinden en waar ze plezier in hebben? Wil je dat zoveel mogelijk medewerkers met een positief beeld aan het medewerkersonderzoek deelnemen en aan de slag gaan met hun persoonlijke resultaten? Dat begrijpen we, want met de inzichten die je krijgt uit medewerkersonderzoek kun je medewerkers versterken, stuurinformatie genereren en ontwikkeling stimuleren.

Maar wat betekent dit voor de opzet van het medewerkersonderzoek? Hoe zorg je voor draagvlak onder medewerkers? En hoe ga je na het onderzoek gezamenlijk aan de slag met de resultaten zodat het medewerkersonderzoek ook daadwerkelijk bijdraagt aan organisatieverbetering?

#1 Stel de onderzoeksdoelstelling vast
Of het nu gaat om onderzoek naar vitaliteit, bevlogenheid, duurzame inzetbaarheid (MTO) of gezondheid (PAGO of PMO); doelstelling is om vanuit inzicht verandering en ontwikkeling te stimuleren. De vraag die eerst gesteld moet worden is; wat willen we dat medewerkers voor, tijdens en na het onderzoek weten, denken en vinden? Wil je bijvoorbeeld dat ze van het onderzoek op de hoogte zijn en het positief vinden dat naar hun mening gevraagd wordt? Wil je dat ze hun mening en ideeën naar voren brengen en geïnteresseerd raken in het onderzoek en de uitkomsten? Dit stimuleert medewerkers om na het onderzoek aan de slag te gaan met hun persoonlijke feedback, en regie te nemen over eigen vitaliteit of werkbeleving. Leg deze punten vast in de doelstelling, zodat de rode draad duidelijk is.

#2 Kies bewust voor een type onderzoek
Het type medewerkersonderzoek hangt af van de onderzoeksdoelstelling. Als je veel analysemogelijkheden wilt en voor de langere termijn strategie wilt bepalen kun je het beste kiezen voor een combinatieonderzoek (MTO, PAGO en PMO geïntegreerd). De vragenlijst is dan wat langer, maar de belasting bij medewerkers wordt beperkt. Wil je structureel feedback van medewerkers en een open communicatiesfeer creëren? Kies dan voor een pulse survey. Je zet dan verspreid over het jaar meerdere vragenlijsten uit met een paar vragen over het thema waar je in die periode aandacht voor wilt vragen.

#3 Onderscheid verschillende doelgroepen
Vaak kun je binnen de organisatie verschillende doelgroepen onderscheiden. De doelgroep medewerkers kun je bijvoorbeeld onderscheiden in medewerkers die veel contact hebben met klanten/cliënten of medewerkers die ondersteunen aan de binnenkant van de organisatie. Benoem elke doelgroep apart; zo kun je veel gerichter met de juiste manier van communicatie je collega’s bereiken. Ook kun je in je online medewerkersonderzoek bepaalde thema’s alleen aan een specifieke doelgroep stellen zodat het aantal vragen dat medewerkers krijgen beperkt blijft.

#4 Stel een multidisciplinaire projectgroep samen
Wie heb je nodig om draagvlak voor het medewerkersonderzoek te creëren? Als je mensen voorafgaand aan het onderzoek betrekt gaat het onderzoek voordat het start al leven op de werkvloer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een afgevaardigde van de OR, een paar leidinggevenden van verschillende afdelingen en een of twee medewerkers die veel met klanten en collega’s in contact zijn.

#5 Heb aandacht voor de communicatieboodschap
Goed, er is bepaald wat je wilt en wie kan helpen. Stel jezelf dan nu de vraag: wat is – op hoofdlijn – de inhoud van mijn communicatie? De boodschap kan per doelgroep verschillend zijn of een verschillend aspect benadrukken. Zo kan de boodschap voor management en leidinggevenden vooral het kennisaspect benadrukken (we gaan dit zo en zo doen en wel hierom), terwijl je voor de medewerkers in de boodschap meer het accent legt op het gevoel en de toegevoegde waarde voor henzelf (we doen dit voor jou, jij bent belangrijk).

#6 Zet verschillende communicatiemiddelen in en houd de boodschap kort en krachtig
Hoe kan je het beste met je doelgroep communiceren? De keuze is eindeloos: van digitale nieuwsbrief tot personeelsblad, van powerpoint-presentatie tot posters, van zeepkistsessies tot speciale bulletins. De aandacht en interesse is in de regel vluchtig en beperkt, dus is er weinig ruimte voor uitgebreide boodschappen. Bepaal de hoofdlijn van wat je wilt uit- en overdragen en leg dat compact in woord (en beeld) vast. Liefst in een kort statement, een one-liner. Een eigen beeld zoals een logo en foto maakt het medewerkersonderzoek en de follow-up daarvan herkenbaar. Laat als het kan medewerkers zelf aan het woord door middel van korte interviews; laat ze vertellen wat ze van het onderzoek vinden en waarom het volgens hen bijdraagt aan een inspirerende werkomgeving.

#7 Benadruk anonimiteit en vertrouwelijkheid
Het is belangrijk dat medewerkers het gevoel hebben dat ze eerlijk en vrij kunnen antwoorden. Laat hen weten dat antwoorden niet naar hen persoonlijk herleidbaar zijn. En ook, alleen als dit werkelijk zo is, niet voor andere doeleinden gebruikt wordt.

#8 Stimuleer dialoog en persoonlijk leiderschap tijdens het onderzoek
Medewerkers hebben naar aanleiding van het onderzoek gezien wat goed gaat en wat beter kan. Het inzetten van een persoonlijk feedbackrapport in het onderzoek stimuleert medewerkers eigen regie te nemen om hun persoonlijke werksituatie te optimaliseren.  In het persoonlijk feedbackrapport kunnen tips gegeven worden over vitaliteit inzetbaarheid en gezondheid, maar kan ook verwezen worden naar hulpbronnen binnen de organisatie. Denk hierbij aan trainingen die binnen de organisatie worden aangeboden, kennisnetwerken of een gesprek met de arboarts. Stimuleer dit vanuit de organisatie. Je kunt hiervoor ook activatieprogramma’s inzetten zoals een training job-crafting, waarin medewerkers naar aanleiding van het persoonlijke feedbackrapport handvatten wordt aangereikt om regie te nemen en daarmee verandering te creëren. 

#9 Deel resultaten
Als het onderzoek is afgerond is het belangrijk dat je de resultaten deelt met de medewerkers, ongeacht op welk niveau ze werkzaam zijn. Ook als de resultaten niet positief zijn, is het belangrijk dat je ze deelt. Het delen van resultaten laat vertrouwen zien en zorgt voor gedeelde verantwoordelijkheid. 

#10 Samen aan de slag
Goed, de resultaten zijn bekend. En nu? Dit is vaak de lastigste stap binnen het onderzoeksproces, dus denk hier voorafgaand aan het onderzoek al over na. Belangrijke schakel in het veranderproces zijn de leidinggevenden. Zij staan direct in contact met de medewerkers en kunnen hen, het team of de afdeling helpen aan de slag te gaan met de aandachtspunten. Het verstrekken van een voorbeeld plan van aanpak of workshop zijn hierbij handige tools. Tot slot is het belangrijk periodiek medewerkers een terugkoppeling te geven over de stand van zaken. Zij hebben immers hun tijd en energie geïnvesteerd om de organisatie verder te helpen en verdienen het natuurlijk om geïnformeerd te blijven. 

Succes creëer en vier je immers samen!

Meer informatie?
Schouten Research is gespecialiseerd in het uitvoeren van medewerkersonderzoek voor verschillende onderzoeksdoelstellingen. Meer weten? Maak een demo of schrijf je in voor een inspiratiesessie.


Kenniscentrum

Schouten Research deelt haar inzichten in diverse publicaties en onderzoeksrapporten. Blijf volledig op de hoogte van de nieuwste inzichten op het gebied van vitale en bevlogen medewerkers.

Publicatie overzicht