Succesvol communiceren: omgaan met lastige situaties
- Rubriek
- Blog
- Datum
- 25 april 2017
- 3 minuten leestijd
Of je nou een supergoed idee hebt, opbouwende feedback wilt geven op een directe collega of je het ergens gewoon niet mee eens bent… Soms is het best lastig om onder woorden te brengen, wat je nou eigenlijk precies wilt zeggen. Met als gevolg dat je er niet in slaagt je idee goed over te brengen, conflicten gaat vermijden of nogal bot reageert op de mening van de ander.
Eenmaal terug achter je bureau, baal je. Het gesprek is helemaal niet gelopen, zoals je eigenlijk zou willen. Je eigen argumenten komen weer naar boven, je hebt jezelf om laten praten of jouw reactie was achteraf misschien iets te overtrokken. Grote kans dat jij ook wel eens met zo’n ontevreden gevoel een gesprek verlaat. Het zijn namelijk veel voorkomende communicatieproblemen op de werkvloer.
Interne saboteurs
Hoe komt het toch dat we geregeld in dit soort situaties verzeilen? Trainer Wilma Wijnhoven: ‘Het zijn de interne saboteurs die vaak de boosdoeners zijn in dit soort situaties. Overtuigingen die vaak onbewust je gedachten aansturen. Een veelvoorkomende overtuiging is bijvoorbeeld: de ander heeft meer ervaring en weet het waarschijnlijk toch beter of ik heb gelijk, dus zal het ook krijgen ook. Of: als ik nu iets zeg, dan krijg ik vast ruzie met de ander of afspraak is afspraak en daar moet iedereen zich aan houden. Het zijn geen verkeerde overtuigingen, maar grote kans dat ze niet altijd helpen in de situatie waar je je op dat moment in bevindt.’
RET-methode
Het is de kunst om zicht te krijgen op jouw overtuigingen in dit soort situaties. De RET-methode - die in veel van onze trainingen wordt gebruikt – kan je helpen inzicht te verkrijgen in je eigen interne saboteurs. Wilma: ‘Hierin leren we hoe je deze overtuigingen om kan zetten in andere zinnetjes, zodat je assertiever of juist invoelender reageert op anderen. En uiteindelijk wel een gesprek tevreden verlaat.’
Checklist
Naast het traceren en aanpakken van deze interne saboteurs, is het ook een kwestie van een goede voorbereiding van het gesprek of overleg. Door je goed voor te bereiden kan je het gesprek beter structureren en heb je voor jezelf duidelijk wat je ermee wilt bereiken. Zo kan je bijvoorbeeld onderstaande checklist gebruiken. Een lijstje dat je naloopt voorafgaand aan een bespreking. Het geeft je naast structuur ook de ruimte om open en kritisch naar de ander te luisteren.
- Met wie ga ik in gesprek? Is het een bekende, vreemde, tegenstander, groep, e.a.
- Hoe kan ik dit gesprek het beste voeren? Per telefoon, onder vier ogen, derden erbij, etc.
- Wat ga ik met de ander bespreken? Wat zijn de belangrijkste onderwerpen?
- Welke aspecten (onderdelen) van het onderwerp wil ik met de ander bespreken?
- Wat is mijn mening per onderdeel? Wat wil ik bereiken? Waarin kan ik de ander tegemoet komen?
- Waar liggen mijn prioriteiten?
- Welke andere onderwerpen heb ik gemeenschappelijk met de ander. Wil ik het daarover hebben of niet in dit gesprek?
Bepaal je gespreksdoel
Vaak hebben mensen geen helder gespreksdoel voor ogen, wat de kans op een voor jou positieve uitkomst verkleint. Vooraf je doel bepalen geeft focus tijdens het gesprek. En je kan achteraf ook checken of je dit hebt gehaald.
Denk dus goed na over het doel van het gesprek. Dit kan bijvoorbeeld zijn:
- Ik wil de ander feedback geven over wat het effect van zijn gedrag op mij is geweest en dan praten over hoe we dit in de toekomst beter kunnen aanpakken.
- Ik wil komen tot samenwerking i.p.v. ruzie maken over wie gelijk heeft.
- Ik wil leiding en initiatief nemen in dit gesprek met een dominante gesprekspartner i.p.v. dichtklappen.
Met deze tips zet jij een eerste stap naar succesvolle communicatie!
