Leidinggeven op afstand? Zo houd je goed contact met je medewerkers.

Thema: Leiderschap en management

Geen wandelgangen, geen koffiehoek, geen kamers om even binnen te lopen. Leidinggeven op afstand maakt persoonlijk contact met je medewerkers een stuk lastiger. Hoe zitten zij in hun vel? Zijn ze nog gemotiveerd? Waar houden ze zich eigenlijk mee bezig? Vaker thuiswerken lijkt 'here to stay’. Daarom 5 tips om beter in contact te blijven met je medewerkers.

Dit is wat leidinggevenden lastig vinden aan leidinggeven op afstand

Wat vind jij het meest lastig aan leidinggeven op afstand? Dit vroegen wij aan 200 leidinggevenden in onze Vitality@work check, een landelijk onderzoek naar werken tijdens de coronacrisis. Wat blijkt? Het gebrek aan persoonlijk en informeel contact is de grootste uitdaging voor leidinggevenden op afstand. De communicatie via online systemen is zakelijker en formeler. Dit maakt non-verbale communicatie moeilijk of soms zelfs onmogelijk. Er is bovendien gebrek aan tijd door werkdruk of werk-privé kwesties. ​En soms is er ook sprake van beperkte online communicatiefaciliteiten bij leidinggevenden zelf of bij hun medewerkers.

Die omstandigheden bemoeilijken het ’signaleren’, ’aanvoelen’, ’voeling’ of ’zicht’ houden. Maar ook ’grip houden’ en ’vertrouwen hebben’. Leidinggevenden hebben het gevoel dat zij onvoldoende inzicht hebben in hoe het met hun medewerkers gaat. Van sociaal-emotionele tot taakgerichte zaken:

  • Het welzijn van medewerkers​
  • Hun stemming en emoties ​
  • De ervaren werkdruk en belastbaarheid ​
  • Het gevoel van verbondenheid, betrokkenheid en motivatie ​
  • Het (ontbreken van) groeps- of teamgevoel​
  • De productiviteit van medewerkers​
  • De prioriteiten, processen en activiteiten in het team​

Op afstand leidinggeven betekent dus balanceren tussen persoonlijke en zakelijke communicatie (waarbij de balans uitslaat naar de laatste)​, proces- en outputgericht werken en vertrouwen en controle​. De grote vraag voor leidinggevenden is: hoe houd je wel dat goede contact met je medewerkers, ondanks de afstand?

Hoe je succesvol leidinggeeft op afstand: 5 tips

#1. Blijf ’het goede gesprek’ houden met medewerkers

Zorg dat je je medewerkers regelmatig één op één spreekt. Goede gesprekstechnieken zijn op afstand nog belangrijker dan face to face vanwege de afwezigheid van veel non-verbale cues. Stel daarom open vragen, zoals: “Waar zou je hulp bij kunnen gebruiken?”, “Wat gaat goed en wat loopt er minder goed?”, “Waar heb je behoefte aan om prettiger te kunnen werken in deze situatie?”. Durf ook vragen te stellen die je misschien moeilijker vindt, bijvoorbeeld over de werk-privé issues van een medewerker. Neem de tijd om te luisteren naar het antwoord. Je hoeft niet alles wat naar boven komt op te lossen. Dit verwacht een medewerker vaak ook niet. Wat een medewerker wel verwacht, is een luisterend oor en het gevoel hebben gehoord te worden. En belangrijk: luister ook naar wat niet gezegd wordt. Spreek uit wat je zelf bemerkt in het gesprek bij de medewerker en vraag of je medewerker dit herkent.

#2. Deel successen en leuke momenten

Successen delen is nu nog belangrijker voor de motivatie en het groepsgevoel dan ooit. Maar samen persoonlijke en zakelijke successen vieren op afstand is lastig. Faciliteer daarom alternatieve manier van vieren, bijvoorbeeld via een appgroep met de afdeling. Zet daar af en toe een leuk bericht op, wens iemand succes, feliciteer een jarige, geef aan hoe een goed gesprek is gegaan met een klant, wens iedereen een goed weekend. Sla ook geen momenten over die belangrijk zijn voor medewerkers of de organisatie. Op een creatieve manier een jubileum vieren, bijvoorbeeld, is zeer waardevol voor het teamgevoel. Bereid iets voor of laat medewerkers iets voorbereiden. Denk out of the box. Dan kan het zomaar een viering worden die iedereen zich nog lang zal heugen.

“Stel open vragen, luister ook naar dat wat niet gezegd wordt.”

#3. Toon waardering

Waardering uitspreken, bijvoorbeeld met een compliment, is belangrijk om medewerkers te laten weten dat hun werk gezien wordt. Het is dus belangrijk hier bewust mee bezig te zijn. Of overweeg eens een attentie te sturen naar je medewerkers met een persoonlijk bericht erbij. Zo’n onverwachte blijk van waardering en belangstelling zorgt voor verbinding en positieve energie.

#4. Faciliteer online informeel contact

We weten inmiddels dat online communicatie het informele contact met elkaar lastig maakt. Maar wie zegt dat borrelen alleen in de bar kan? De vrijdagmiddagborrel kan ook prima virtueel. Ieder een drankje erbij. De regel om niet te beginnen over werkinhoud. Camera’s aan en gaan! Ook kan je wisselend iemand uit het team een informeel moment laten verzorgen. Een online pubquiz of virtuele escape room zorgt voor ontspanning, saamhorigheid en lol.

#5. Stimuleer persoonlijke ontwikkeling

Spoor medewerkers ook in deze tijd aan om zich te blijven ontwikkelen. Juist in deze tijd blijken soms andere capaciteiten belangrijk te zijn. Mensen met veerkracht, mogelijkheid tot veranderen, het zien van nieuwe kansen in een veranderde wereld en het motiveren en betrekken van anderen zijn nu nog belangrijker voor organisaties. Faciliteer daarom ontwikkelmogelijkheden en communiceer deze naar je medewerkers. En geef ruimte aan medewerkers om nieuwe paden te verkennen.

Zoek je ondersteuning bij het leidinggeven op afstand?

Schouten & Nelissen heeft een breed aanbod aan trainingen en andere interventies over leidinggeven op afstand. Denk bijvoorbeeld aan een online training (H)erken stress op de (digitale) werkvloer en voorkom verzuim. Wil je beter inzicht krijgen in hoe jouw medewerkers erbij zitten thuis? De Work@home scan geeft inzicht in het welzijn en de (thuis)werkbeleving van medewerkers. Neem voor meer informatie over de Work@home scan contact op via research@sn.nl.