Een beoordelingsgesprek voorbereiden als leidinggevende
7 do’s en dont’s
- Rubriek
- Blog
- Datum
- 9 december 2022
- 3 minuten leestijd
De manier waarop we werknemers beoordelen, is de laatste jaren veranderd. De behoefte aan een ‘modern’ beoordelingsgesprek wordt steeds groter. Werknemers willen continu feedback geven en ontvangen, in plaats van één keer per jaar. Je werknemers krijgen de ruimte om niet alleen de eigen prestaties te evalueren. Ze mogen ook feedback geven op het functioneren van de leidinggevende en het team. Waarschijnlijk geef je dit fenomeen als leidinggevende al extra aandacht. Maar toch staat er soms een ‘traditionele’ beoordeling gepland! Een beoordelingsgesprek voorbereiden als leidinggevende: waar moet je op letten? En wat als je pas net bent gestart met leidinggeven? Met deze 7 tips ben jij goed voorbereid!
Een beoordelingsgesprek voorbereiden? Je hebt het hele jaar
Er is een hele effectieve manier om een beoordelingsgesprek voor te bereiden: door het hele jaar door contact te zoeken. Dit betekent dat je tijdens 1-op-1 gesprekken of bila’s regelmatig genoeg tijd en aandacht neemt voor je medewerker. Duik niet meteen de inhoud in. Houd het welzijn van de medewerker in de gaten – dat heeft een grote impact op het functioneren.
Weet waarom je als leidinggevende dit beoordelingsgesprek voert
Je doet het immers niet voor P&O of de organisatie, maar omdat je als leidinggevende er zelf iets mee wilt bereiken. Dit betekent dus dat je het niet als een verplichting hoeft af te vinken. Steek genoeg aandacht in de voorbereiding van het gesprek, maar geef ook duidelijk aan wat erna gebeurt. Neem voldoende tijd om de besproken punten uit te werken en aan je medewerker terug te koppelen. Wacht hier niet te lang mee, want dat geeft mogelijk het signaal dat je dit niet serieus genoeg neemt.
Haal inspanning en resultaat uit elkaar
Het beoordelingsgesprek als leidinggevende voorbereiden? Dat gaat het best als je alvast de inspanning en resultaat uit elkaar haalt. Wat heeft de ander laten zien en wat was het uiteindelijke effect? Maak het niet mooier of slechter door de omstandigheden nu mee te wegen. Stel gewoon vast welke (afgesproken) resultaten bereikt zijn en leg dit vast. Check: klopt het oordeel tot zover met de boodschap die je wilt uitdragen? Doet het recht aan deze medewerker? En aan een héél jaar? Is de consequentie van de beoordeling ook wat je wilt benadrukken?
Voer gezamenlijk dit beoordelingsgesprek
Bepaal samen met je werknemer welke hindernissen afgelopen jaar genomen zijn of juist ervoor gezorgd hebben dat een bepaald resultaat niet gehaald werd. Maak de balans op van het afgelopen jaar en zoek naar mogelijkheden om sterke kanten in het volgend jaar nog beter te benutten.
Het gewogen oordeel wordt er (meestal) niet anders van, maar dat verwacht de medewerker ook niet. Je hebt er immers samen al vaker over hebt gesproken én je bent aan het zoeken hoe het nog leuker, beter, evenwichtiger of slimmer kan.
Breng je oordeel niet als verrassing
Stap af van het idee dat in een beoordelingsgesprek de leidinggevende praat en de werknemer luistert. Dit gesprek geeft je de kans om beide kanten te belichten. Luister daarom extra goed en herhaal indien nodig wat je medewerker zegt.
Doordat je regelmatig met elkaar in gesprek bent, weten jullie overigens van elkaar hoe er naar de bijdrage van deze medewerker gekeken wordt. Als jouw visie of oordeel een verrassing is, is er zeker werk aan de winkel op het gebied van communicatie en feedback. De ‘trend’ om een moderner gesprek te voeren betekent overigens niet dat pijnpunten bij het functioneren niet moeten worden besproken. Als er concrete pijnpunten zijn, moeten deze schriftelijk worden vastgelegd.
Deel waarop je medewerker door jou wordt beoordeeld
Jouw werknemers weten wat cruciaal is om een succesvolle afdeling of team te zijn. Dat is regelmatig onderwerp van gesprek zodat iedereen begrijpt hoe je daarin een bijdrage kunt leveren. Vraag jezelf af of je genoeg richting hebt gegeven en je verwachtingen hebt uitgesproken. .
Vraag een ander om een mening
Voel je je nog niet helemaal zeker? Heb je twijfels over het functioneren? Bij het voorbereiden van je beoordelingsgesprek kun je een ander zijn mening ook vragen. Met collega-leidinggevenden bespreek je eventuele twijfels. Ben je niet te streng? Niet te gemakkelijk?
Als leidinggevende een beoordelingsgesprek voorbereiden: dit geeft je houvast
Als leidinggevende sta je soms tussen twee vuren: enerzijds de resultaten waarop je moet sturen, anderzijds de werknemers met hun eigen ontwikkelingsvraag. Als beginnend leidinggevende merk je dat je veel op ‘gevoel’ doet, maar dat je af en toe wel wat onderbouwing kunt gebruiken. Dan is de training Beginnen met Leidinggeven welllicht iets voor jou.
Deze training geeft je stof tot nadenken, maar is ook direct toepasbaar. Je gaat praktisch aan de slag met onderwerpen als leiderschapsstijlen, functioneren van werknemers, slechtnieuwsgesprekken en beoordelingsgesprekken voorbereiden en voeren als leidinggevende. In de training Beginnen met leidinggeven leer je hoe je een beoordelingsgesprekken op een inspirerende manier kunt voorbereiden.
