3 communicatielessen voor vakidioten

Geen sociaal dier? Het liefst met de inhoud bezig? Besef dan dat je juist door goed te communiceren effectiever kunt werken aan de inhoud!

Vind jij communicatie, politiek en smalltalk eigenlijk maar noodzakelijk kwaad en steek je er het liefst zo weinig mogelijk tijd in? Voor vakspecialisten die vooral geïnteresseerd zijn in de inhoud, is dit een bekende valkuil. Want effectief communiceren, politiek bedrijven en op informele wijze contact maken met collega’s en klanten, kunnen juist een sterk positief effect hebben op de inhoud. Waarom?

Suzanne Kietselaer is business development director van coaching bij Schouten & Nelissen. Naast het optimaliseren van coachingtrajecten, coacht ze regelmatig professionals op het gebied van communicatie. Deze trajecten worden dikwijls gevolgd door vakspecialisten. ‘Zij hebben vaak de neiging om het alleen over de inhoud te hebben met hun collega’s, manager en klanten’, legt Kietselaer uit. ‘Maar als een gesprek vastloopt, komen ze soms op de inhoud helemaal niet verder. Dan moet er misschien iets uitgesproken worden op het gebied van het proces, de relatie of het gevoel. Pas als dat boven tafel is, kun je weer verder op de inhoud. Het is dus essentieel om ook op andere niveaus te kunnen communiceren dan alleen over de inhoud.’

Dit artikel verscheen eerder in Intermediair.

Les 1: schakelen in niveau van communicatie

Voor die verschillende niveaus van communiceren gebruikt Kietselaer de afkorting GRIP, dat staat voor gevoel, relatie, inhoud en proces.

Gevoel: Iedereen heeft nu eenmaal gevoelens en emoties, dat hoort bij ons mens-zijn. Iemand wil zich bijvoorbeeld met het project bewijzen of kreeg het project door zijn maag gesplitst van zijn manager. Als de samenwerking op inhoudelijk niveau stokt, hoeft de oorzaak daarvan niet te liggen op inhoudelijk vlak. Het kan ook zijn dat er op gevoelsniveau iets wringt. Een opmerking daarover kan daarom helpen. Vragen zoals ‘Ik zie dat je hier moeite mee hebt, kun je dat uitleggen?’ raken dan wellicht meer de kern. Kietselaer merkt dat vakspecialisten vaak bang zijn dat iemand daarna met een heel levensverhaal komt, maar dat gebeurt zelden. Meestal lucht het bespreekbaar maken van het gevoelsniveau al zo veel op, dat je snel terug kunt schakelen naar de inhoud.  

Relatie: Hierbij kun je denken aan opmerkingen zoals ‘Ik besluit dat we hiermee door moeten’ of ‘Als specialist vind ik dat de kwaliteit niet moet leiden onder …’ Je benadrukt dan je rol als adviseur, leidinggevende of serviceverlener. Hiermee kun je een beslissing over de inhoud versnellen.

Inhoud: ‘Vakspecialisten hebben de neiging om te lang door te gaan over de inhoud, zonder tot een oplossing te komen’, aldus Kietselaer. ‘De kunst is dan om te kijken waar de schoen wringt en het initiatief te nemen om het gesprek op een ander niveau te brengen.’

Proces: ‘Voor vakspecialisten is het vaak nog het makkelijkst om in het gesprek te schakelen naar het procesniveau, omdat dat ook nog redelijk inhoudelijk is’, zegt Kietselaer. Hierbij kun je denken aan de opmerking ‘Als de deadline voor jou te snel is, kun je dat ook aangeven’, of ‘Ik merk dat we hier nu meerdere malen over doorebben, ik stel voor dat we eerst dit bespreken en er dan zo op terugkomen.’ Misschien ligt het feit dat een gesprek stokt namelijk meer op procesniveau dan op inhoudelijk niveau.

Les 2: neem LSD mee naar klanten

‘Urenlange smalltalk met klanten is heus niet nodig om ze tevreden te houden of binnen te halen’, vertelt Kietselaer. ‘Het ezelsbruggetje dat wij adviseren is om ten minste LSD mee te nemen naar de klant.’ LSD staat voor luisteren, samenvatten, doorvragen.

Vakidioten die liever inhoudelijk werken dan communiceren, kunnen het best ... beter leren communiceren!

‘Een klant moet het gevoel hebben dat er naar hem geluisterd wordt en dat hij gehoord wordt. Als vakspecialist moet je daarom niet louter je eigen verhaal vertellen en slechts ingaan op de inhoud.’ Je doel moet zijn om te achterhalen wat het probleem of de behoefte is van de klant. ‘Met die kennis kun je met een inhoudelijk plan komen die past bij de behoefte van de klant.’ En omdat je sneller bij de kern bent gekomen, kun je het vervolgens beter over de inhoudelijke details hebben.

 

Les 3: organiseer je eigen pr

Specialisten willen goed werk afleveren en investeren daar het liefst al hun tijd in. ‘Een bekende valkuil is om de harde werker op de achtergrond te zijn en af te wachten tot je werk gezien wordt’, vertelt Kietselaer. Maar het is juist belangrijk om draagvlak te creëren voor je werk en je mening. Volgens Kietselaer kun je dat nog meer bereiken in je persoonlijke communicatie met collega’s, managers en beslissers dan in vergaderingen. ‘Zowel e-mail, telefoon als een praatje bij de koffieautomaat kun je inzetten. Het beste is om het allemaal te gebruiken.’

Verder geldt: zorg in ieder geval dat je je leidinggevende één keer in de week bijpraat over je projecten. Wanneer jouw projecten bij hem top-of-mind zijn, zal hij ook meer voor je gedaan krijgen, zoals meer budget. Volgens Kietselaer maakt het niet uit of je sociaal onhandig bent hierin: ‘Oefening baart kunst, en sociaal onhandig kan heel charmant zijn.’ Natuurlijk, als vakspecialist moet je uit je comfortzone stappen om (beter) te leren communiceren, maar uiteindelijk brengt het je inhoudelijk verder.