Hoe je teamstructuur het verschil maakt

Wat is een teamstructuur? 

De teamstructuur gaat over hoe je team is ingericht. Wie doet wat, waar ligt de verantwoordelijkheid en welke afspraken gelden er? Een goede teamstructuur begint dus bij de taak- en rolverdeling in je teams. Verder gaat de teamstructuur over de dingen en regels die je met elkaar afspreekt en de manier waarop teamleden communiceren en samenwerken. Alles met hetzelfde doel: het team optimaal en effectief laten functioneren. 

Belang van teamstructuur en rolverdeling in teams

Veel teams presteren onder de maat door ruis, vage afspraken of onduidelijke rollen. Teams zonder duidelijke structuur lopen ook meer risico op ontevredenheid, uitval door ziekteverzuim en een hoger verloop. Teams met een duidelijke teamstructuur laten het tegenovergestelde zien. Waar een onduidelijke teamstructuur zorgt voor dubbel werk en frustratie, is een goede teamstructuur de sleutel naar rust, helderheid en betere samenwerking. En dus ook naar meer werkgeluk, productiviteit en groei. Essentiële dingen voor teams die succesvol willen zijn! Tal van CBS-data en TNO-onderzoeken benadrukken het belang van duidelijke rolverdeling en interne processen. Reden genoeg dus om de teamstructuur en rolverdeling in jouw team eens goed onder de loep te nemen. 

Rol van samenwerking bij teamontwikkeling 

De effectiviteit en het ontwikkelingsniveau van je team hangt niet alleen af van individuele talenten en de rolverdeling, maar vooral van hoe mensen samenwerken. Onderzoek van McKinsey (2024) identificeert vier kritieke factoren die succesvolle teams onderscheiden: onderling vertrouwen, goede communicatie, besluitvaardigheid en innovatief denken.  

Weet je deze factoren op orde te krijgen, dan kun je je omzet een flinke boost geven. Sterker nog: uit de jaarlijkse Anatomy of Work Global Index van Asana blijkt dat 55% van de bedrijven met een sterke samenwerkingscultuur omzetgroei in de afgelopen drie jaar rapporteert, tegenover slechts 28% in bedrijven met minder goede samenwerking. Ook zegt 79% van de medewerkers in een samenwerkingscultuur dat ze zich goed voorbereid voelen op de uitdagingen van de toekomst. Bij bedrijven die minder goed samenwerken, is dat slechts 20%. Dat klinkt veelbelovend toch? 

Psychologische veiligheid 

Voor onderling vertrouwen is psychologische veiligheid de basis. Teams met hoge vertrouwensniveaus zijn ruim drie keer zo efficiënt en meer dan vijf keer zo kansrijk om hun doelen te bereiken, blijkt uit recent onderzoek van McKinsey. Zonder veiligheid presteert je divers samengestelde team juist slechter, omdat meningsverschillen niet worden uitgesproken.  

Waar zit psychologische veiligheid dan in? Vooral in de kwaliteit van de onderlinge omgang. Kunnen je medewerkers hun ongemak benoemen en zorgen uiten? Mogen ze vragen stellen en fouten maken, zonder dat het negatieve gevolgen heeft? Internationale bronnen als McKinsey en Gallup tonen aan dat betrokkenheid en veiligheid net zo belangrijk zijn als de teamstructuur. Zo blijkt dat psychologische veiligheid rechtstreeks bijdraagt aan innovatie en dat betrokken medewerkers minder stress ervaren en minder snel uitvallen. Iets om serieus rekening mee te houden dus. 

Rol van leiderschap bij teamontwikkeling 

Hebben we het over teamstructuur en teamprestaties, dan maak je als goede leider het verschil. Gallup toont aan dat 70% van de variatie in teamengagement wordt bepaald door de directe leidinggevende. Leiders die inzetten op coachend, transformationeel of dienend leiderschap, stimuleren de ontwikkeling, motivatie en prestaties van het team. Wil je bouwen aan betere samenwerking en sterkere teams, dan kun je het best een van deze drie leiderschapsstijlen ontwikkelen.  

Met transformationeel leiderschap focus je op inspiratie en verandering. Je bevordert creativiteit en stimuleert je teamleden om boven verwachting te presteren. Met coachend leiderschap ben je gericht op individuele groei, ontwikkeling en continue feedback. Dienend leiderschap vergroot vertrouwen, betrokkenheid en leervermogen. Het blijkt dat deze stijlen effectiever zijn dan autocratische of laissez-faire stijlen, die vaak leiden tot onduidelijkheid of lage betrokkenheid. Zeker als het gaat om het stimuleren van psychologische veiligheid, boek je het meeste succes met transformationeel en coachend leiderschap.

Heldere doelen 

Effectief teammanagement draait steeds meer om de balans tussen teamstructuur en menselijke dynamiek. Diverse onderzoeken laten zien dat naast psychologische veiligheid en betrokkenheid ook het stellen van heldere doelen een bepalende factor is voor teamresultaten. Weten je medewerkers waar de organisatie naartoe wil, waar ze aan bijdragen en wanneer hun inspanningen als succesvol worden gezien? Dan worden ze productiever, innovatiever en blijven ze langer voor je werken.  

Teameffectiviteitsmodel Schouten, Baak & Kamminga 

Effectieve teams combineren duidelijke structuur dus met sterke onderlinge relaties. Volgens het teameffectiviteitsmodel van Schouten, Baak & Kamminga ontstaan conflicten vaak niet op het niveau waar ze zichtbaar worden, maar op een hoger niveau in de teamhiërarchie. Bijvoorbeeld bij onduidelijkheid over missie, doelen of rollen. Een sterke gezamenlijke missie vormt de basis van elk goed functionerend team. In het boek Verbeteren van teams lees je hier meer over.  
 
Een ander veel gebruikt model is het HPT-framework. Dit High-Performing Teams (HPT) framework wordt digitaal ondersteund en richt zich op heldere samenwerking, onderlinge feedback en vertrouwen binnen het team. Bij Deloitte leidde de toepassing van dit model tot een verbetering van 25% in teamprestaties. Misschien kan het ook jouw organisatie helpen? 

Teamstructuur en de hybride werkvorm  

Sinds de coronapandemie is hybride werken niet meer weg te denken. In tegenstelling tot wat sommige leidinggevenden denken, bleek in een Nature-studie uit 2024 dat hybride werk de productiviteit niet verlaagt. Wat het wél doet: het verloop met 33% verminderen. Uit onderzoek van TNO blijkt dat een 50/50-verdeling tussen thuis en kantoor het meest wordt gewaardeerd door werknemers. 

Wel vraagt hybride werken om duidelijke kaders en heldere afspraken. Je team functioneert beter als er afspraken zijn over wanneer fysieke aanwezigheid gewenst is, hoe communicatie verloopt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Zonder die structuur ontstaan misverstanden en daalt de teamcohesie. Precies wat je níet wilt. 

5 tips voor een betere teamstructuur

Bij wijze van reminder hierbij de belangrijkste tips nog een keer op een rij.  

• Zorg voor psychologische veiligheid 
  Een veilige werkomgeving waarin medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij kunnen uiten zonder dat dit negatieve gevolgen heeft, draagt bij een betere samenwerking, meer werkgeluk en meer innovatie. 
  
  
• Stel heldere doelen op 
  Weten waar je het voor doet met z’n allen, helpt. Zorg dat je missie, visie en kernwaarden duidelijk zijn. Stel vervolgens op individueel niveau doelen op, die zijn afgeleid van team- en organisatiedoelen. 
  
  
• Laat teams zelf afspraken maken over de werkvorm 
  Hybride werken lijkt dé werkvorm van de toekomst. Gallup stelt dat teams die samen hun hybride werkvorm bepalen, 46% meer betrokken zijn dan andere teams. Top-down planning? Dat werkt juist demotiverend.
   
• Houd remote werkers dichtbij 
  Om niet in de valkuilen van het hybride werken te trappen, zijn vaste thuiswerkdagen en regelmatige check-ins aan te raden. Een combinatie van virtuele en fysieke teammomenten komt de verbinding in het team ten goede. 
  
  
• Laat je ondersteunen door technologie  
  Tools kunnen de samenwerking enorm verbeteren, mits je ze goed en slim inzet. Slack, Microsoft Teams, Asana en Trello helpen bij realtime communicatie en taakbeheer. Maar let op: ze brengen ook risico’s van overload en verminderde productiviteit met zich mee. Volgens de Work Trend Index van Microsoft besteden kenniswerkers tegenwoordig 58% van hun tijd aan communicatie en coördinatie (denk aan mails, vergaderingen, statusupdates etc.). Deze tijd besteden ze niet aan inhoudelijk werk. Zet tools dus weloverwogen en doelgericht in. Beperk het aantal platforms, werk met focusblokken en maak duidelijke afspraken. 

Op naar teamstructuur en een succesvolle toekomst 

Het is duidelijk: de combinatie van transparantie, technologie en vertrouwen is wat moderne teams succesvol maakt. Weet je dit als leider of HR-professional te faciliteren, dan bouw je wendbare en veerkrachtige teams die alles in zich hebben om succesvol te zijn!