Wendbaar blijven met risicogestuurd kwaliteitsmanagement

1. Risicogestuurd kwaliteitsmanagement: van repareren naar anticiperen

Misschien denk je: wat hebben kwaliteit en risico met elkaar te maken? Ze zijn nauw met elkaar verbonden, want allebei draaien ze om het voorkomen van fouten en het verbeteren van processen. Risicogestuurd kwaliteitsmanagement betekent dat je niet wacht tot er iets misgaat maar vooruit kijkt. Je werkt op basis van risico-inschattingen en mogelijke onzekerheden.

Sinds de update van ISO 9001 in 2015 is risicodenken zelfs een vast onderdeel van kwaliteitssystemen.

Je moet nu als organisatie:

• risico’s identificeren die impact hebben op de kwaliteit;

• bepalen hoe je ermee omgaat;

• en maatregelen treffen om negatieve gevolgen te voorkomen.

Dat betekent niet pas in actie komen na een incident maar proactief handelen. En dat maakt je organisatie wendbaar en weerbaar.

Hoe werkt risicogestuurd kwaliteitsmanagement in de praktijk?

Een handig hulpmiddel is de ISO 31000-risicomanagementcyclus, waarmee je risico’s koppelt aan kwaliteitsdoelen. Risicoleiderschap staat hier centraal. Risicoleiderschap is het willen en kunnen toepassen van een of meerdere kenmerken van risicogestuurd werken, om daarmee doelen te realiseren, ondanks onzekerheden, risico's en kansen.

In dit geval betekent dit dat iedereen, van directie tot de werkvloer, betrokken is bij het identificeren en bespreken van risico’s. Zo ontstaat een werkcultuur waarin risicobewustzijn iets vanzelfsprekends is.

Voorbeeld

Een productiebedrijf ontdekte dat storingen in één specifieke machine telkens kwaliteitsproblemen veroorzaakten. Dankzij betrokkenheid van operators, kwaliteitsmedewerkers én customer success managers werd het probleem in kaart gebracht. Door het onderhoud en de risicoanalyses slim te koppelen, daalde het aantal storingen met veertig procent in een jaar.

Veelvoorkomend knelpunt van risicogestuurd kwaliteitsmanagement

Veel organisaties vinden het lastig om risicodenken te vertalen naar het dagelijks werk. Gebruik als oplossing visuele tools zoals een risicomatrix, koppel risico’s aan KPI’s en bespreek ze in teamoverleggen.

2. Lean: continu verbeteren met oog voor klantwaarde

Lean is een managementfilosofie die draait om het creëren van maximale klantwaarde met minimale verspilling. Lean maakt bedrijfsprocessen transparant, verlaagt fouten en stimuleert een verbetercultuur. Hiermee sluit het perfect aan bij de eisen van risicogestuurd kwaliteitsmanagement.

De vijf basisprincipes van Lean helpen je om processen helder, efficiënt en doelgericht in te richten:

1. Waarde definiëren

2. Waardestroom analyseren

3. Flow creëren

4. Vraaggestuurd werken (pull)

5. Streven naar perfectie

Hoe ziet Lean eruit in de praktijk?

• Visualiseer processen via value stream mapping (VSM, waardestroomanalyse in het Nederlands). Het wordt gebruikt om de stroom van materialen en informatie in een proces te visualiseren, analyseren en optimaliseren.

• Stel verbeterteams samen met mensen van verschillende afdelingen.

• Start met kleine, meetbare verbeterprojecten.

Voorbeeld:

Een zorginstelling verbeterde het medicatieproces met Lean. Verpleegkundigen en apothekers keken samen kritisch naar elke stap. Het resultaat was zestig procent minder fouten en meer tevredenheid bij patiënten en medewerkers.

Veelvoorkomend knelpunt van Lean

Veel Lean-initiatieven stranden na verloop van tijd. McKinsey toont aan dat minder dan een derde van de Lean-transformaties blijvend succesvol is omdat de nieuwe manier van werken niet stevig genoeg wordt verankerd in de cultuur. De oplossing ligt in goed uitgevoerd changemanagement. Betrek mensen vanaf het begin, geef training en laat leidinggevenden het goede voorbeeld geven.

3. Wendbaarheid en digitalisering, welkom in het tijdperk van Quality 4.0

Wendbaarheid betekent kunnen schakelen als de situatie daarom vraagt. Daarvoor heb je een flexibel systeem nodig, korte lijntjes en een stevig digitaal fundament. De coronapandemie liet zien hoe belangrijk dit is. Organisaties die snel konden inspelen op veranderingen, waren vaak ook de bedrijven met slimme digitale kwaliteitsprocessen. We noemen dit ook wel Quality 4.0: het gebruik van technologie in kwaliteitsmanagement.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Realtime kwaliteitsmonitoring met sensoren.

• Slimme data-analyse om oorzaken van afwijkingen op te sporen.

• Automatisering om menselijke fouten te voorkomen (Industrie 4.0).

Volgens onderzoek van BCG verwacht 65 procent van de bedrijven dat Quality 4.0 hun processen binnen vijf jaar ingrijpend verandert.

Voorbeeld:

Een voedselverwerkingsbedrijf gebruikt sensoren en data-analyse om temperatuurafwijkingen in koelprocessen te monitoren. Hierdoor konden ze de afwijkingen corrigeren, met vijftien procent minder bederf als resultaat.

Veelvoorkomend knelpunt

Technologie alleen is niet genoeg. Veel bedrijven hebben wel de tools, maar missen alsnog de structuur om er echt mee te werken en snel te handelen. Zorg voor duidelijke processen, investeer in training en samen met verschillende afdelingen.

Kwaliteitsmanagement van de toekomst begint nu

Een toekomstbestendige kwaliteitsstrategie is niet iets wat je er even bij doet. Het vraagt om risicogericht denken, continu verbeteren en slimme inzet van technologie. Alleen als je deze drie pijlers combineert, bouw je aan een wendbare en veerkrachtige organisatie.

Voor strategische HRD-professionals biedt dit houvast op organisatieniveau en voor pragmatische doeners liggen er juist kansen in de tools en handvatten om meteen al verschil te maken.