Overprikkeld op het werk? Zo houd je grip op je aandacht

Wat is overprikkeld zijn?

Overprikkeld zijn betekent dat je hersenen moeite hebben om alle binnenkomende prikkels goed te verwerken en te filteren. Een prikkel is een stukje informatie. Dat kan iets zijn wat je ziet, hoort, voelt, ruikt of proeft. Maar ook gedachten, gevoelens en emoties zijn prikkels.

Normaal gesproken verwerken je hersenen voortdurend informatie. Ze selecteren welke prikkels op dat moment belangrijk zijn en welke naar de achtergrond kunnen. Wanneer je overprikkeld raakt, kost het verwerken van die informatie meer moeite. Het kan dan voelen alsof alles tegelijk binnenkomt.

Op het werk spelen vooral digitale, mentale en omgevingsprikkels een belangrijke rol. Denk aan:

• binnenkomende e-mails en chatberichten;

• veel vergaderingen achter elkaar;

• onverwachte vragen van collega’s;

• verschillende taken die allemaal urgent lijken;

• voortdurend schakelen tussen onderwerpen;

• een rumoerige of onrustige werkplek;

• onduidelijke prioriteiten of een hoge werkdruk.

Je hoofd voelt vol, je aandacht versnippert en prikkels die je normaal nauwelijks opmerkt, kunnen ineens veel aandacht vragen. Hoeveel prikkels iemand aankan, verschilt per persoon en per situatie. Wanneer je vermoeid bent, stress ervaart of onder hoge werkdruk staat, kun je sneller overprikkeld raken.

Waarom raak je op het werk snel overprikkeld?

Je hersenen verwerken en filteren gedurende de dag voortdurend informatie. Op het werk vragen meldingen, gesprekken, vergaderingen, taken, omgevingsgeluid en je eigen gedachten soms allemaal tegelijk om aandacht.

Een nieuw bericht of een onverwachte vraag kan daarbij urgenter aanvoelen dan de taak waarmee je bezig bent. Je reageert, helpt een collega of opent je mailbox en probeert daarna verder te gaan met je oorspronkelijke werk.

Na zo’n onderbreking moet je opnieuw bepalen waar je was en wat je volgende stap is. Vooral bij werkzaamheden die veel concentratie vragen, kan regelmatig schakelen onrust geven en het lastiger maken om de draad weer op te pakken.

Direct reageren kan bovendien productief voelen. Je werkt berichten weg, helpt collega’s en rondt kleine taken af. Maar bezig zijn is niet automatisch hetzelfde als werken aan wat werkelijk belangrijk is.

Wanneer je vermoeid bent, stress ervaart of onder hoge werkdruk staat, kan het verwerken van al die prikkels extra veel energie kosten. Je hoofd raakt dan sneller vol.

Signalen van overprikkeling

Overprikkeling voelt niet voor iedereen hetzelfde. Toch zijn er signalen waaraan je kunt merken dat de hoeveelheid prikkels te groot wordt.

Je kunt bijvoorbeeld:

• moeite hebben om je te concentreren;

• een vol of onrustig hoofd ervaren;

• sneller geïrriteerd of emotioneel reageren;

• moeite hebben om keuzes te maken;

• gevoeliger zijn voor geluid of drukte;

• lichamelijke spanning voelen;

• vermoeid zijn, terwijl je weinig lijkt te hebben afgerond;

• blijven nadenken over alles wat nog moet gebeuren.

Eén signaal betekent niet direct dat je overprikkeld bent. Kijk vooral naar veranderingen in je eigen gedrag en energieniveau. Door de signalen vroeg te herkennen, kun je eerder bijsturen.

Van reactief naar bewust werken

Wanneer je werkdag vooral wordt bepaald door wat er binnenkomt, werk je reactief. Je aandacht gaat naar de nieuwste melding, het laatste verzoek of de taak die op dat moment het dringendst lijkt.

Bewust werken begint met het bepalen van je eigen richting. Vraag jezelf aan het begin van de dag af:

• Wat wil ik vandaag echt bereiken?

• Welke taak verdient mijn beste aandacht?

• Wat kan wachten?

• Waar hoef ik niet direct op te reageren?

Door vooraf prioriteiten te stellen, voorkom je niet dat je wordt onderbroken. Je merkt wel sneller wanneer je aandacht weggaat van wat belangrijk is.

8 tips om overprikkeling te voorkomen

1. Begin met je belangrijkste taak

Bepaal vooraf welke taak die dag de meeste aandacht verdient. Plan deze bij voorkeur op een moment waarop je voldoende energie hebt.

Dat hoeft niet voor iedereen de ochtend te zijn. Kijk naar je eigen werkritme. Ben je aan het einde van de ochtend of juist later op de dag het scherpst? Bescherm dat moment dan voor werk dat concentratie vraagt.

2. Werk aan één taak tegelijk

Probeer niet voortdurend tussen taken, berichten en documenten te wisselen. Reserveer een afgebakend blok waarin je aan één taak werkt.

Sluit tabbladen die je niet nodig hebt, leg je telefoon uit het zicht en open alleen de programma’s die voor die taak relevant zijn. Begin bijvoorbeeld met een focusblok van 30 minuten waarin je ongestoord werkt. Merk je dat een korter of langer blok beter bij jou en je taak past? Pas de duur daar dan op aan.

3. Zet onnodige meldingen uit

Niet ieder bericht hoeft direct onder je aandacht te komen. Zet meldingen uit van apps en programma’s waarop je niet onmiddellijk hoeft te reageren.

Bepaal vervolgens zelf wanneer je je e-mail en berichten controleert. Zo laat je technologie aansluiten op jouw werkritme, in plaats van andersom.

4. Bundel vergelijkbare taken

Losse e-mails, telefoontjes en administratieve klusjes kunnen je werkdag sterk versnipperen. Verzamel vergelijkbare taken en handel ze op één of meerdere vaste momenten af.

Door taken te bundelen, hoef je minder vaak tussen verschillende soorten werkzaamheden te schakelen.

5. Plan pauzes voordat je ze nodig hebt

Wacht niet tot je hoofd helemaal vol zit. Plan gedurende de dag korte momenten waarop je bewust afstand neemt van je werk.

Sta op, haal iets te drinken, kijk naar buiten of maak een korte wandeling. Probeer je pauze niet automatisch te vullen met nieuws, sociale media of andere digitale prikkels.

Een goede pauze geeft je aandacht even rust.

6. Houd ruimte tussen afspraken

Een agenda vol opeenvolgende vergaderingen laat weinig tijd om gesprekken te verwerken en je voor te bereiden op het volgende onderwerp.

Plan waar mogelijk 10 tot 15 minuten tussen afspraken. Gebruik die tijd om je belangrijkste aantekeningen en acties vast te leggen, even te bewegen of bewust geen nieuwe informatie op te nemen. Lukt dat niet bij iedere afspraak? Begin dan met ruimte na vergaderingen die veel concentratie of voorbereiding vragen.

Kijk ook kritisch of je bij iedere vergadering aanwezig moet zijn en of elk overleg werkelijk een uur nodig heeft.

7. Maak afspraken over bereikbaarheid

Veel overprikkeling ontstaat doordat het onduidelijk is wanneer iemand bereikbaar moet zijn. Maak daarom afspraken met collega’s over e-mail, chatberichten en urgente verzoeken.

Je kunt bijvoorbeeld afspreken:

• welk kanaal je gebruikt voor spoedeisende vragen;

• binnen welke termijn een antwoord wordt verwacht;

• wanneer collega’s ongestoord kunnen werken;

• wanneer je wel en niet bereikbaar bent.

Duidelijke afspraken verminderen de druk om ieder bericht direct te beantwoorden.

8. Kies bewust wat je niet doet

Niet alles kan tegelijkertijd prioriteit hebben. Kijk daarom niet alleen naar wat je efficiënter kunt doen, maar ook naar wat je kunt uitstellen, delegeren of laten vervallen.

Stel jezelf bij een nieuw verzoek de volgende vragen:

• Moet dit echt gebeuren?

• Moet het nu?

• Moet ik het doen?

• Wat gebeurt er als ik het niet doe?

Zelfmanagement betekent ook dat je grenzen stelt en keuzes durft te maken.

Wat te doen bij overprikkeling?

Merk je dat je al overprikkeld bent? Probeer dan niet om jezelf met nog meer discipline door je takenlijst heen te duwen. Verlaag eerst het aantal prikkels.

Neem kort afstand

Ga indien mogelijk naar een rustige omgeving. Sluit je scherm, leg je telefoon weg en neem enkele minuten afstand van binnenkomende informatie.

Breng je aandacht terug naar het hier en nu

Richt je aandacht op je ademhaling, je lichaam of je omgeving. Het doel is niet om ieder ongemakkelijk gevoel direct weg te krijgen, maar om je aandacht tijdelijk op één ding te richten.

Schrijf op wat er door je hoofd gaat

Een vol hoofd ontstaat soms doordat je veel taken, ideeën en zorgen probeert te onthouden. Schrijf ze op. Bepaal daarna wat nu aandacht nodig heeft en wat later kan.

Kies één kleine vervolgstap

Probeer niet direct alles op te lossen. Kies één concrete en haalbare actie. Dat kan zijn: een taak afronden, een afspraak verzetten, hulp vragen of je planning opnieuw bekijken.

Geef aan wat je nodig hebt

Blijft de hoeveelheid werk of het aantal prikkels te groot? Bespreek dit dan met je leidinggevende of collega’s. Maak duidelijk welke omstandigheden je werk bemoeilijken en welke verandering zou helpen.

Omgaan met structurele overprikkeling op het werk

Persoonlijke gewoontes kunnen helpen om beter met prikkels om te gaan. Maar overprikkeling is niet altijd alleen een individueel probleem.

Wanneer medewerkers structureel te maken hebben met een hoge werkdruk, veel onderbrekingen, onduidelijke verantwoordelijkheden of voortdurende bereikbaarheid, zijn ook afspraken op team- en organisatieniveau nodig.

Bespreek bijvoorbeeld:

• welke werkzaamheden werkelijk prioriteit hebben;

• hoeveel vergaderingen noodzakelijk zijn;

• welke reactietijden redelijk zijn;

• hoe geconcentreerd werken wordt beschermd;

• of de werkbelasting eerlijk is verdeeld;

• waar medewerkers terechtkunnen als de belasting te hoog wordt.

Je hoeft een structureel probleem niet uitsluitend op te lossen door zelf efficiënter te worden.

Wanneer is het verstandig om hulp te zoeken?

Iedereen heeft weleens een drukke of prikkelrijke dag. Maar blijven de klachten langere tijd aanwezig, nemen ze toe of beïnvloeden ze je dagelijks functioneren? Bespreek dit dan met je huisarts, bedrijfsarts of een andere deskundige.

Overprikkeling kan verschillende oorzaken hebben. Een professional kan samen met jou onderzoeken wat er speelt en welke ondersteuning passend is.