Delegeren: dit is wat leidinggevenden vaak verkeerd doen

Als manager doe je nog te veel zelf en loop je steevast over. Delegeren is dan jouw toverwoord. Maar hoe? Voorkom deze veelgemaakte fouten, zodat ook jij voortaan op tijd naar huis kunt.

Leestijd: 5 minuten

De 9 valkuilen van delegeren

#1. Je schept geen duidelijke verwachtingen

Maak allereerst duidelijk dat je delegeert en plan een delegeringsgesprek in. Goed delegeren doe je niet via e-mail. Tijdens het delegeringsgesprek bespreek je de verwachtingen en kaders. Ook leg je deze concreet vast.

Om welke taken gaat het precies en welke resultaten wil je zien? Bespreek dit en controleer of je medewerker het begrijpt. Want als hij hiernaar moet gissen, krijg je niet het resultaat dat je wilt. Ook maakt het je medewerker misschien onzeker.

#2. Je biedt onvoldoende middelen

Je zorgt dat je medewerker over alle benodigde middelen beschikt. Zonder die middelen kan hij tenslotte niet presteren. Leg vast welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden hij heeft, maar ook waar die ophouden.

Wat mag je medewerker zelf beslissen? Gaat hij collega’s aansturen? Mag hij zelfstandig met het management, leveranciers of klanten communiceren? Je bespreekt ook hoeveel uren je medewerker aan de taak wijdt. En je maakt afspraken over (tussen)deadlines.

#3. Je vergeet anderen te informeren

Je medewerker kan zijn nieuwe verantwoordelijkheden niet waarmaken als anderen hem niet serieus nemen. Daarom informeer je alle betrokkenen dat je medewerker nu verantwoordelijk is voor die taak.

Dat betekent ook dat jij vragen en opmerkingen over de taak doorstuurt naar je medewerker. Je gaat hier niet inhoudelijk meer op in als leidinggevende. Anders ontstaat er verwarring en krijgt je medewerker geen eigenaarschap.

#4. Je dringt jouw mening op

Leg samen momenten vast waarin je de voortgang en eventuele problemen bespreekt. Daarbij moedig je de medewerker aan om zelf het antwoord te vinden. Stel open (!) vragen die hem aan het denken en reflecteren zetten.

Je dringt niet jouw mening of ideeën op. Door het voor te kauwen daalt de motivatie en leert je medewerker er niet van. Geef hem de ruimte om rustig na te denken. Ook als dat even duurt en het antwoord allang op jouw lippen brandt.

#5. Je delegeert zonder te vertellen waarom

Je kunt iemand niet motiveren zonder te vertellen waarom de taak belangrijk is. Hoe draagt het bij aan de doelstellingen? Ook wil iemand natuurlijk graag horen waarom je juist hem hebt uitgekozen. Kies hiervoor een positieve insteek.

Dus niet: ‘Tja, iemand moet het doen.’
Wel: ‘Ik merk dat jij heel goed bent in …’. Of: ‘Ik denk dat jij meer verantwoordelijkheid aankunt, omdat …’

Je kiest een medewerker omdat je vertrouwen hebt in zijn kunnen. Toch? Spreek dit uit en vraag of je medewerker die potentie herkent.

#6. Je trekt de taak terug

Je herroept de overdracht niet zomaar. Waarom? Voor je medewerker voelt dit als een degradatie. Het verlaagt zijn zelfvertrouwen, motivatie en kan de samenwerking verzieken.

Ga liever in gesprek over wat je signaleert en vraag je medewerker wat die ervan vindt. Alleen als de medewerker het werk echt niet aankan, kun je de taak terugnemen. Waarschijnlijk word je medewerker er ook niet gelukkig van. Maar ga altijd open het gesprek aan en kom in goed overleg tot een oplossing.

#7. Je wilt de taak eigenlijk niet loslaten

Je denkt dat je het zelf het beste kunt, vindt het een leuke taak of je bent een controlfreak. De verleiding is dan groot om je ermee te bemoeien.

Maar hou je aan de afspraken die jullie samen hebben gemaakt over de voortgangsgesprekken. Door tussendoor steeds te vragen hoe het gaat, lijkt het alsof je jouw medewerker niet vertrouwt.

Je medewerker wordt nooit beter als hij die kans niet krijgt van jou. Accepteer dat zijn werk afwijkt van hoe jij het zelf zou doen. Hij gaat tenslotte op zijn eigen manier en naar eigen inzicht te werk. Maar dat maakt het resultaat niet per se minder goed. Toch?

#8. Je lost problemen zelf op

Misschien klopt je medewerker bij jou aan om issues op te lossen (omhoog delegeren). Maar hij moet die problemen zelf aangaan; hij is tenslotte verantwoordelijk.

Jouw taak als manager is faciliteren dat je medewerker het werk optimaal kan doen. Dat houdt ook in dat je hem stimuleert om te leren en ontwikkelen. Je stelt dus open vragen en geeft je medewerker de kans om zelf tot de juiste conclusie te komen.

#9. Je geeft geen complimenten

De (tussentijdse) evaluaties gaan vaak over dingen die niet goed gaan. Ofwel: over de problemen waar je medewerker tegenaan loopt en hoe hij dit kan oplossen. Maar praat ook vooral over wat goed gaat. Geef je medewerker de schouderklopjes die hij verdient.

Complimenten geven vertrouwen en dan kan iemand groeien. Hij laat tenslotte méér van het goede gedrag zien als je dit gedrag aanprijst.

Welke taken delegeer je?

  • Wat medewerkers beter kunnen
  • Wat medewerkers net zo goed kunnen
  • Wat medewerkers kunnen leren
  • Wat medewerkers graag willen doen

Wat delegeer je niet?

  • Je kerntaken
  • Gevoelige taken (conflicten oplossen, personele kwesties)
  • De eindverantwoordelijkheid

Smoesjes om niet te delegeren

  • Ik kan het zelf beter
  • Ik kan het zelf sneller
  • Ik wil de controle niet verliezen
  • Mijn collega’s zijn niet zo nauwkeurig als ik
  • Mijn teamleden hebben minder vakkennis als ik
  • Ik raak het overzicht kwijt als ik delegeer
  • Ik weet niet of mijn werknemers het kunnen
  • Ik wil zelf de credits krijgen

4 lessen voor beginnende leidinggevenden

Dit artikel is onderdeel van het Dossier Beginnen met Leidinggeven. Profiteer ook van de andere lessen over aanspreken, motiveren, overtuigen en delegeren. Zo kom je zonder te blunderen je eerste jaar als manager door!

Dossier Beginnen met Leidinggeven