Van enthousiast zenden naar rustig en effectief communiceren: het verhaal van Menno

Thema: Communicatie en samenwerken

Menno Voss (45) is architect bij een middelgroot architectenbureau en een kei in het ontwerpen van gebouwen. Waar het creatieve proces meestal staat als een huis, zorgt het communicatieve aspect van zijn werk soms voor meer uitdaging. ‘In mijn enthousiasme heb ik de neiging direct met oplossingen aan de slag te gaan, terwijl de ander eerst zijn verhaal nog kwijt wil.’

Hoe breng je jouw boodschap over op zo’n manier dat de ander het gevoel heeft dat ook zijn visie gehoord wordt? Zijn er manieren om goed te focussen op wat gezegd wordt? En hoe ga je efficiënt om met kritiek? Met deze vragen klopte Menno bij Schouten & Nelissen aan.

Zendkanon.
‘Vaak loop ik over van inhoudelijke ideeën en ervaring met een bepaald type project, en popel ik deze over te brengen. Deze bevlogenheid heeft soms tot gevolg dat ik mis welke wensen of ideeën er verder leven. Mijn baas attendeerde me erop dat ik relatief veel zend en weinig ontvang. Dat ik door beter te luisteren naar de opdrachtgever nóg meer zou kunnen bereiken. En die uitdaging ben ik aangegaan.’

Wensenlijstje.
Menno ging op zoek naar een passende communicatietraining, met als doel nieuwe inzichten op te doen om zich verder te ontwikkelen op dit vlak. Hij wilde beter leren concentreren op wat anderen zeggen, zonder meteen drie stappen verder te willen zijn. Wie zegt wat met welke reden? Hoe kun je direct, zakelijk en tegelijkertijd positief reageren? 

‘Door iemand uit mijn netwerk werd ik gewezen op de training Effectief communiceren met oog voor de relatie van Schouten & Nelissen. Deze bleek interactiever, voordeliger en dichterbij dan trainingen bij andere aanbieders, dus de keus was zo gemaakt.’ 

Variatie als toverwoord.
Volgens Menno zit het trainingsschema goed in elkaar. Trainingsdagen in blokken, afgewisseld met werkweken waarin je het geleerde in de praktijk kunt brengen. Theorie gecombineerd met huiswerk en interactie met de groep. 

‘Al na de eerste twee dagen, waarin we onder andere de cirkel van invloed behandelden, werd het rustiger in mijn hoofd. Ik betrapte mezelf er steeds vaker op dat ik situaties van een afstand bekeek en dat gesprekken minder emotionele lading kregen.’

Frisse openbaring.
Zo herinnert Menno zich een telefoontje van een opdrachtgever. Door onzekerheid over doorgang van het project, stond het werk al maanden on hold. Ondanks polsen tussendoor, bleef het stil vanuit de klantzijde. Tot nu. Of Menno à la minute zijn agenda even kon leegvegen.

‘Voorheen zou mijn hartslag in mijn keel geschoten zijn en had ik mezelf drie keer voorbij gerend. Nu formuleerde ik duidelijk wat niet én wat wel kon en waarom. Mijn reflectie op de situatie creëerde rust en begrip. Na het gesprek voelden we ons samen verantwoordelijk, in plaats van ik alleen.’

Klant met compliment.
Ook bij een project waar Menno momenteel aan werkt, merkt hij dat zijn communicatieve vaardigheden effect sorteren. Laatst kreeg hij zelfs letterlijk van de klant te horen dat hij zo goed luistert en hun wensen zo goed vertaalt naar het ontwerp. ‘Dat was wel gaaf om te horen,’ lacht hij. 

‘Bij de gebruikersgroep van een school die ik vorig jaar ontwierp, maakte ik stukken minder los, terwijl ik juist méér vertelde over alle logische oplossingen die ik bedacht had. Dit keer heb ik tussentijds meer gevraagd, gehoord, gecheckt en afgestemd. En ja, dat werkt.’

Van benieuwd naar overtuigd.
Vooraf wist Menno niet goed wat hij kon verwachten. Zou zo’n cursus hem echt sterker maken? Moest hij het inderdaad bij zichzelf zoeken of ligt het aan anderen als de communicatie een keer stroef verloopt? ‘De training heeft me bewuster gemaakt, bijvoorbeeld van het belang de boodschap slim te verpakken.’

En zoals zijn trainer zei: Hoe beter je leert waar je invloed op hebt, hoe beter je leert communiceren. En hoe beter je communiceert, hoe meer invloed je krijgt. ‘Dat is echt zo. Sinds een tijdje stop ik minder energie in mensen en zaken buiten mijn invloedscirkel, waarmee ik ruimte creëer om de juiste dingen te horen.’

Harder werken met minder inspanning.
Natuurlijk zit Menno niet ineens anders in elkaar. Hij ervaart situaties echter wél anders. Wat rustiger en evenwichtiger, zoals hij het zelf verwoordt. Dat heeft invloed op de persoon tegenover hem, wat precies de bedoeling is. Door niet alleen met iemands input aan de slag te gaan maar ook regelmatig te laten merken dat je hem of haar gehoord hebt, verbeter en verdiep je relaties. 

Menno zou de training dan ook iedereen aanraden die in zijn functie professioneel klantcontact heeft. ‘Prettige processen, efficiënte gesprekken, tevreden opdrachtgevers en dat alles op een ontspannen manier. Ik kan er wel aan wennen!’

Ook effectiever communiceren?

Leer communiceren met oog voor de relatie. Meer tact, minder misverstanden!

Bekijk de training