Je inbox de baas

Thema: Persoonlijke effectiviteit

Waar collega’s normaal even bij elkaar langslopen, stuurt door het thuiswerken iedereen een mail. Merk je dat jouw inbox volloopt? Dit artikel legt uit hoe je daarmee omgaat.

Stap 1: Krijg grip op je e-mail

  • Maak een overzichtelijke mappenstructuur; verwijder en orden je mappen echt eens goed. Hoeveel houd je er over?
  • Leer hoe je automatische regels in kunt stellen. Daarmee orden je automatisch jouw inkomende mails in verschillende mappen.
  • Orden je taken en verwerk deze in je agenda. Dan verplaats je deze uit je hoofd in een systeem en dat werkt sneller en overzichtelijker.
  • Ruim je inbox op: is de informatie niet relevant, niet voor jou of bevat deze geen taak of afspraak? Gooi deze dan eindelijk eens weg (nee, niet archiveren).

Stap 2: Houd grip op je email

  • Plan 2 tot 3 momenten per dag een uurtje in om je mailbox bij te werken en zet deze daarna 'uit'. Zodat je weer kan focussen op een andere klus.
  • Laat je niet afleiden als je met de e-mail bezig bent. Maak het dan ook af.
  • Beslis direct wat je met een mail doet.
  • Stel duidelijke e-mailberichten op die niets te vragen over laten.
  • Verstuur minder e-mail, maar bel of videocall. Goed voor de sociale contacten en je hebt gegarandeerd sneller antwoord.
  • Ontvang minder e-mail. Als je minder mailt, ontvang je ook minder. En je hoeft echt niet in iedere mail in de cc te staan.
  • Houd vol! Blijf je mail netjes verwerken en archiveren.

Kom je niet door je e-mail heen?

Overweeg dan de online training Timemanagement met e-coach. Kost een beetje tijd, maar levert ladingen tijd op!

Bekijk de training

Bron: Grip op je e-mail van onze uitgeverij Thema.