​​​Hoe Thimo zijn collega's meekreeg zonder formeel leidinggevende te zijn

“Ik kan niet zeggen: dit gaan we zo doen” 

Als directievoerder is Thimo verantwoordelijk voor de onderhoudscontracten met externe aannemers voor de openbare ruimte: de financiën, de aansturing, en het controleren of afspraken worden nagekomen. 

Naast die aannemers heeft Thimo ook te maken met collega's binnen de gemeente zelf. 

"Ik kom in mijn functie ook veel processen binnen de gemeente tegen die beter kunnen. Dat vind ik ook leuk om te doen: zie ik dat iets simpeler kan, dan pak ik dat graag op om het te verbeteren. Maar ik kan natuurlijk niet gewoon zeggen: 'dit gaan we vanaf nu zo doen', want de collega’s waar ik mee te maken heb, rapporteren niet aan mij. Het gaat dan om draagvlak creëren: iedereen moet de noodzaak zelf zien en willen meebewegen." 

Ongeclaimde schade 

Hoe lastig dat in de praktijk kan zijn, blijkt uit een terugkerend probleem: schademeldingen in de openbare ruimte.  

“Ontstaat er bijvoorbeeld tijdens werkzaamheden of door een verkeersincident schade, dan zou dat via een vast proces moeten worden afgehandeld: de politie erbij als dat nodig is, de schade vastgesteld, en het bedrag verhaald via het bedrijf dat de gemeente daarvoor heeft aangesteld.  

Alleen is er binnen de gemeente geen duidelijk proces rondom wie dit oppakt, en wie de eindverantwoordelijke is, waardoor zo'n schadeclaim weleens blijft liggen.” 

Het gevolg: bedragen die soms nooit worden teruggevorderd, simpelweg omdat het proces niet duidelijk is. "Dat geld zijn we dan gewoon kwijt. En als dat een paar keer achter elkaar gebeurt, is dat gewoon zonde. Dat kan echt beter." 

Van het kastje naar de muur 

Thimo probeerde zo’n patroon te doorbreken op de voor de hand liggende manier: mensen direct aanspreken. "Ik vroeg gewoon rond: wie is hier verantwoordelijk voor? Wie zou dit moeten oppakken? Dan werd ik heen en weer gestuurd, ging ik mailen, vroeg ik naar de status – en dan kreeg ik het bekende antwoord: we zijn ermee bezig. Maar vaak kwam er uiteindelijk niets van terecht." 

Op zoek naar een andere aanpak 

"Ik wist dat ik vanuit mijn werk een opleidingsbudget had en via een collega hoorde ik over Schouten & Nelissen. Hij had daar een training gevolgd en was er heel tevreden over. Dat heb ik met mijn leidinggevende besproken en ze raadde me deze specifieke training aan: Leidinggeven zonder macht." 

Precies omdat draagvlak creëren zonder formele macht zijn grootste dagelijkse uitdaging was, sloot de training goed aan op wat Thimo nodig had. 

"Wat ik fijn vond aan de opzet was vooral wat er niet gebeurde: geen droge theorie die over je heen wordt uitgestort, maar oefenen met mensen die tegen precies dezelfde muur aanliepen. Het was heel interactief. Echt met elkaar in gesprek, oefeningen, praktijkvoorbeelden toepassen. Niet alleen maar zenden. En iedereen die daar zat, liep tegen hetzelfde aan, alleen in een andere vorm." 

“Ik ben vaak aan het invullen voor een ander” 

Het kernmoment tijdens de training zat niet in nieuwe kennis, maar in een gewoonte die hij voor het eerst bij zichzelf doorzag. Tijdens een oefening rond gesprekstechniek – luisteren, samenvatten, doorvragen, de zogeheten LSD-methode – herkende hij een patroon dat hij nooit eerder doorhad.  

"Ik had er weleens iets over gehoord, maar tijdens de training kwam het echt terug. Op een gegeven moment besefte ik: ik ben eigenlijk vaak aan het invullen voor een ander. Ik denk dat ik aan het luisteren ben, maar ondertussen ben ik vooral bezig met bevestigen wat ik zelf al dacht, in plaats van iemand echt de ruimte te geven." 

Wat probeert de ander me eigenlijk te vertellen? 

Wat de training bij Thimo losmaakte, is geen nieuwe vaardigheid, maar iets dat er al in zat, nu naar boven gehaald. "Vroeger trok ik bij een gesprek al snel zelf de conclusie over wat de ander bedoelde, in plaats van door te vragen. Waar mijn aandacht tijdens een gesprek nu naartoe gaat, is verschoven van ‘hoe kom ik tot een antwoord’ naar ‘wat probeert de ander me eigenlijk te vertellen?’ 

Ik herken nu ook het moment waarop ik zou gaan invullen voor de ander. Dan stel ik nu nog een vraag, of zeg ik niets. Het gesprek verloopt dan rustiger, en ik heb sneller door wat iemand daadwerkelijk bedoelt, in plaats van dat ik er al vanuit ga dat ik het weet." 

Onder stress verdwijnt dat bewustzijn nog weleens. "Als het druk is, of ik heb snel een antwoord nodig, dan ben ik daar niet altijd meer mee bezig. Dan val ik terug in wat ik gewend ben." 

Of collega's dat al merken, durft hij nog niet te zeggen, daarvoor is het te vroeg, zegt hij zelf. Wat wel al verschuift, is hoe Thimo zelf het gesprek ingaat. Ook in zijn privéleven neemt hij deze nieuwe manier van luisteren met zich mee. 

Thimo’s les laat zich kort samenvatten: eerst begrijpen, dan pas overtuigen. “Mijn aanpak vanuit mijn rol is nu vooral: eerst begrijpen waarom iemand ergens niet in meegaat, voordat ik met argumenten kom om het wel te doen.”